Din sökning gav 0 träffar

    Ett fel uppstod.
    Dölj bild

    Växjö stift

    Registrering och arkivering

    Arkiv är en viktig del av den dagliga verksamheten inom svenska kyrkans alla organisatoriska delar.

    Med ett ordnat arkiv upprätthålls offentlighetsprincipen och rätten att ta del av handlingar. Med arkivet följer därför ett stort ansvar. Enligt Kyrkoordningen består ett kyrkligt arkiv av de handlingar som inkommer och upprättas inom den kyrkliga organisationen. Det kan innefatta allt från protokoll till dopblanketter. I inledningstexten till 53 kapitlet Kyrkoordningen kan följande text om ministerialböckerna läsas:

    ”För var och en som tillhör kyrkan bli på detta sätt några milstolpar längs livsvägen antecknade i församlingens bok, från dopet över konfirmationen och vigseln fram till begravningen. Dessa anteckningar får därmed också vara jordiska tecken för hur Gud handlar med människan under hennes vandring på livets och trons väg”

    ​Nya gallringsföreskrifter 2020

    Från 1 januari 2020 gäller nya föreskrifter för gallring av både Svenska kyrkans handlingar och för det som hör till begravningsverksamheten.

    SvKB 2019:1

    I Svenska kyrkans bestämmelser (SvKB) 2019:1 regleras gallringen av Svenska kyrkans handlingar (dvs det som inte rör begravningsverksamheten eller den kyrkoantikvariska ersättningen KAE). Nyheten är främst att de ekonomiadministrativa handlingarna som nu har en gallringsfrist på 7 år för att bättre överensstämma med bokföringslagen. Nytt är även att det i bestämmelsen specificeras vad som ska bevaras. I tidigare föreskrifter fanns endast de handlingar som skulle gallras. Detta för att samma typ av handling kan benämnas olika i olika verksamheter, därför specificeras vilka typer av uppgifter man förväntas bevara kontra gallra. Observera att en handling ska bevaras hela gallringsfristen. Exempelvis om en handling har en gallringsfrist på 7 år kan den gallras på det åttonde året (7+1 år).

    https://www.svenskakyrkan.se/filer/SvKB%202019-01.pdf?id=2002773

    RA-MS 2020:24

    Eftersom de handlingar som uppstår inom begravningsverksamheten är en myndighetsutövning står de under Riksarkivets tillsyn. I år kom nya uppdaterade gallringsföreskrifter som utgår från klassificeringsstruturens processer. Likt SvKB 2019:1 klargörs både vad som ska bevaras och gallras i denna bestämmelse. Nyheten är att de ekonomiadministrativa handlingarna har en gallringsfrist på 7 år för att bättre överensstämma med bokföringslagen och nya SvKB 2019:1.

    https://riksarkivet.se/rams?item=3589

    Gemensam klassificeringsstruktur

    Vid årsskiftet 2018 trädde nya föreskrifter i kraft gällande registrering och arkivering. I SvKB 2016:6 presenteras en ny metod för att klassificera handlingar vid registrering. I bilaga 1 presenteras en klassificeringsstruktur för lokal nivå som delar in organisationen i kärnverksamheter som därefter delats in i processer.

    Varje ärende och handling ska nu klassificeras för att skapa tydliga processer i verksamhetens löpande registratur. Detta gör att handlingar som berör samma ämne hålls ihop i sammanhållna ärenden. Tidigare hade varje enhet en lokal diarieplan men med klassificeringsstrukturen används nu en för hela svenska kyrkan gemensam struktur.

    Till klassificeringsstrukturen finns en tillhörande dokumenthanteringsplan som ger exempel på handlingar som kan ingå i klassificeringsstrukturens processer. Den finns som mall att ladda ner på intranätet här. Tanken är att dokumenthanteringsplanen ska anpassas efter de lokala förutsättningarna och sedan antas av församlings- eller kyrkorådet. För stora ändringar bör inte göras i dokumenthanteringsplanen men däremot förväntas man fylla på med handlingar från verksamheten och hur de ska hanteras.  

    Via Servicebyrån kan Växjö stiftskansli erbjuda stöd i arkiv- och registreringsfrågor. ​Läs mer om system för gemensamt arkiv här. Läs mer om arkivtjänster här.

    Mer info om GADD

    Mallar för dokumenthantering

     

    Redaktör
    Ellen Ekström, Växjö stift
    Innehållsansvarig
    Anna de Faire, Växjö stift
    Uppdaterad
    2020-11-03
    X
    Dokumentid: 768221- Webid: 29144 - Unitid: 7