Din sökning gav 0 träffar

    Ett fel uppstod.
    Dölj bild

    Intranät Stockholms stift

    Anslutning till fastighetssystemet DeDU

    Stiftskansliet erbjuder ramavtal för DeDU.

    Stockholms stift har tillsammans med åtta andra stift upphandlat ett ramavtal med WSP om ett förvaltningsverktyg för ekonomi, drift och underhåll. De anslutna stiften är Härnösands stift, Linköpings stift, Luleå stift, Stockholms stift, Uppsala stift, Visby stift, Västerås stift, Växjö stift.

    Nu kan alla församlingar och pastorat som önskar kunna ansluta sig till ramavtalet. DeDU erbjuder bland annat systemstöd för förebyggande och planerat underhåll, budgetering av fastighetsunderhåll, energianalyser och uppföljning av lagkrav och är ett strategiskt verktyg och kunskapsunderlag för beslutsfattande kyrkoråd.

    DeDU är en tom låda, en digital databas som nu kan fyllas med information om församlingarnas fastigheter. Svenska kyrkan har en egen databas i DeDU vilket innebär att systemändringar får genomslag för landets alla anslutna församlingar och stift. För att hantera de gemensamma frågorna finns en styrgrupp med representanter från de anslutna stiftskanslierna samt från enstaka församlingar. I varje stift finns en så kallad systemförvaltare som är församlingarnas kontaktperson och den som är ansvarig för allt som rör DeDU i det aktuella stiftet.

    God förvaltning enligt utredningen Gemensamt ansvar

    I och med kyrkomötets beslut kring utredningen Gemensamt ansvar definierades målet med Svenska kyrkans fastighetsförvaltning, att den ska utgå från en så kallad ”god förvaltning”. Stockholms stift anser att DeDU är ett verktyg som kan användas för att uppnå en god förvaltning tillsammans med den kunskap och resurser som krävs för att hantera de roller och uppgifter som behövs för att förvalta fastigheter.

    Som följd av Gemensamt ansvar kommer många nya krav att ställas på stift och församlingar/pastorat de närmaste åren. För att på bästa sätt säkerställa nödvändig grunddata och goda strukturer finns DeDU som en möjlighet. Med hjälp av DeDU får församlingen goda möjligheter att möta kommande arbete med det nya gemensamma fastighetsregistret, lokalförsörjningsplaner, vård- och underhållsplaner och nya rutiner kring kyrkoantikvarisk ersättning.

    Vad kostar DeDU?

    Församlingen betalar själv för att statusinventera och registrera sina byggnader och markytor och bör så långt det är möjligt kunna hantera systemet och utföra skötseln själv.

    Församlingen betalar programlicensen per namngiven användare och den uppgår till 160 kronor/månad. Kostnad tillkommer även för att ajourhålla systemet och hålla inregistrerad data uppdaterad. Därför är det viktigt att börja i liten skala och sedan utvärdera och komplettera. 

    Hur kommer du igång med DeDU?

    Innan du kan börja använda DeDU ska församlingen avropa det ramavtal som WSP och Stockholms stift har ingått samt att du som användare skaffar dig kunskap att hantera DeDU. Kanske behöver du hjälp att göra nödvändiga inventeringar och delar av registreringen i systemet? För att ansluta sig ska avropsblanketten fyllas i och undertecknas av församlingens firmatecknare, eller någon med mandat att teckna avtal, för att sedan skickas in till Stockholms stifts kontaktperson för DeDU. 

    På avropsblanketten anges en eller fler användare med respektive titlar och de behörigheter personerna har i församlingens organisation. Detta för att bestämma vilken behörighet användaren ska få i DeDU. Finns endast en användare i en församling så är det automatiskt hen som är huvudansvarig systemanvändare i den egna organisationen. Önskas fler användare i DeDU så ska en utses som huvudansvarig systemanvändare. Vanligvis är det fastighetschefen eller motsvarande och som då kommer få den högsta behörigheten i församlingen. Observera att varje ny namngiven användare medför en kostnad. Se ramavtalets prisbilaga för information.

    Stiftets kontaktperson registrerar sedan församlingens vilja att ansluta sig och vidarebefordrar därefter blanketten till WSP. De användare som finns nämnda på avropsblanketten kommer tilldelas en lämplig behörighet av WSP i samråd med stiftskansliet. När behörigheten är inlagd i systemet börjar WSP strax därefter skicka fakturorna till församlingen.

    Nytt avtal för konsult- och entreprenörsbehörigheter i DeDU

    Från och med 2019-05-01 inför Stockholms stift nya rutiner för att hantera externa behörigheter i DeDU. Församlingar och pastorat behöver skicka in ett underskrivet avtal till stiftskansliet för alla konsulter och entreprenörer som ska ha tillgång till DeDU. Den bifogade blanketten ”Avtal för konsult och entreprenörsbehörigheter i DeDU” ska användas. Den 1 maj kommer alla konsulter och entreprenörer i DeDU som saknar godkänd behörighet att stängas av.

    Syftet är att säkra att endast de som församlingen/pastoratet vill ska kunna komma åt fastighetsuppgifter i systemet. Rent praktiskt innebär detta att stiftet inför ytterligare en avtalsblankett. Sedan tidigare finns ”Avropsblankett DeDU för Svenska kyrkan” som ska användas av de som är anställda i en församling eller pastorat.

    Grundtanken med den nya blanketten är att om församlingen anlitar en konsult eller entreprenör för att utföra ett uppdrag, till exempel inventering av församlingens fastigheter eller beställt en förvaltningstjänst i någon form, så kommer uppdragstagarna endast få tillgång till församlingens eller pastoratets fastigheter så länge församlingen önskar. På så sätt kan församlingen lugnt anlita externa krafter samtidigt som DeDU är säkert.

    Kostnaden för konsultens eller entreprenörens behörighet i DeDU kommer i framtiden i första hand att faktureras församlingen eller pastoratet direkt från systemleverantören WSP. Dock kan församlingen ange på blanketten, under faktureringsadress, om annan part ska faktureras för behörigheten.

    Avtalets giltighet är maximalt två år men kan sägas upp av församlingen tidigare genom att ange datumet på blanketten. Naturligtvis går det också att vid behov förlänga avtalet genom att skicka in en ny blankett. Stiftskansliet kommer följa upp och kontrollera avtalen löpande för att säkra att vi inte har obehöriga inne i systemet. 

    Kunskap och utbildning

    Att vara en användare i DeDU innebär ett stort ansvar då det du registrerar kan påverka andra användare. Detta kräver kunskap i hur systemet fungerar och grundläggande kunskap i förvaltningstekniska men även antikvariska frågor. Som en introduktion för att komma ingång och registrera rätt finns ”Instruktioner för registrering i DeDU - anpassade för Stockholms stift”. 

    Alla församlingar/pastorat som avropar ramavtalet kommer erbjudas en grundläggande utbildning av Stockholms stift. Ytterligare utbildningar kan köpas direkt från WSP eller annan konsult. För information om utbildning, hör av dig till stiftskansliets kontaktperson för DeDU.

    Projekt ”Uppstart-stiftsstöd DeDU 2017”

    Solna och Össeby församlingar deltog hösten 2017 i stiftets pilotprojekt där de under tre månader fick konsulthjälp för registrering av delar av sitt fastighetsinnehav, specialanpassade utbildningar och handledning. Är du nyfiken på vad DeDU innebär eller har frågor kring systemet finns, förutom stiftets kontaktperson, fastighetsansvarig i Solna församling, Göran Ridnert, eller Torgny Gustavson, Össeby församling, redo att svara på frågor och dela med sig av sina erfarenheter. 

    DeDU som en del av VU-planen

    Att arbeta med DeDU som en del av den antikvariska vård- och underhållsplanen för lagskyddade fastigheter ställer särskilda krav hur man ska registrera uppgifter i systemet. För att DeDU ska kunna användas som en antikvarisk vård- och underhållsplan måste den delas upp i två separata delar. En del ska omfatta de antikvariska ställningstagandena, ett så kallat vårdprogram och en del som utgörs av en underhållsplan. DeDU utgör underhållsplanen.

    Det antikvariska vårdprogrammet ska förmedla hur de skyddade byggnaderna och markytorna ska vårdas och underhållas så inte kulturhistoriska värden minskar eller förvanskas. Det ska även revideras minst vart 10:e år. För detta finns en särskild handledning som heter ”Kulturhistorisk kunskapsutveckling” som håller på att utvecklas av Stockholms stift. Vill församlingen upprätta ett vårdprogram ska stiftsantikvarien kontaktas. Så länge duger karaktäriseringen och de äldre vård- och underhållsplanerna som församlingens antikvariska vårdprogram.

    Underhållsplanen ska innehålla en tids- och en budgetplan för minst tio år framåt samt underhålls- och skötselmetoder för relevanta delar. Den bör revideras årligen. Underhållsplanen ska granskas av stiftsantikvarien efter att församlingen har registrerat sina uppgifter i DeDU. Upprättande och revidering av vårdprogram och underhållsplaner är berättigade till kyrkoantikvarisk ersättning (KAE) och kommer följas upp av stiftskansliet genom förvaltningstillsynerna. 

    Det finns en mall för upphandling av underhållsplaner som stiftet har tagit fram. Kontakta stiftsantikvarien för mer information.

    Sök kyrkoantikvarisk ersättning (KAE) för att revidera vård- och underhållsplanen

    Församlingarna har möjlighet att ansöka om KAE för att revidera sina vård- och underhållsplaner. Endast objekt som skyddas av KML kan få KAE. I ansökan ska det framgå om det avser ett antikvariskt vårdprogram eller en underhållsplan. Underhållsplaner för begravningsplatser ska finansieras av begravningsavgiften.

    För underhållsplan kan max 67 tkr utgå i ersättning (per kyrka) under en tioårsperiod. Observera att underhållsplaner för kyrkogården ska finansieras av begravningsavgiften.

    Läs mer om KAE.

    Är din församling intresserad av DeDU och har frågor eller vill boka ett informationsmöte?

    Just nu är tjänsten som systemförvaltare för DeDU på Stockholms stift vakant. För frågor, kontakta stiftsantikvarie Rickard Isaksson.

     

    Redaktör och innehållsansvarig
    Rickard Isaksson, Häftstiftet
    Uppdaterad
    2020-07-03
    X
    Dokumentid: 1297586- Webid: 28950 - Unitid: 14