Din sökning gav 0 träffar

    Ett fel uppstod.
    Dölj bild

    Kommunikation

    Arbetsrutin för bildhantering på kyrkokansliet

    Den här arbetsrutinen gäller för kyrkokansliet. Den beskriver hur medarbetare och chefer ska hantera bilder som innehåller personuppgifter i enlighet med dataskyddsförordningen.

    All information som kan knytas till en fysisk, levande person räknas som personuppgifter. Illustrationer och foton är personuppgifter om de avbildar identifierbara människor. Därför gäller dataskyddsförordningen för bildhantering.       

    Ansvarig för hantering av personuppgifter

    Kyrkostyrelsen är personuppgiftsansvarig när medarbetarna på kansliet hanterar bilder. När andra enheter i Svenska kyrkan använder bilder så är de personuppgifts-ansvariga även om materialet har laddats ned från den nationella delen av Ikon.  

    Undantag är dock om nationell nivå exempelvis tar fram en kampanj som innehåller bilder och ber stift och församlingar att sprida materialet. Då är kyrkostyrelsen personuppgiftsansvarig. De stift och församlingar som sprider bilderna är då personuppgiftsbiträden.  

    Använda bilder från Ikon

    Använda bilder från Ikon på nationell nivå

    Bilderna i Ikon på nationell nivå är anpassade till dataskyddsförordningen. För vilket ändamål och hur länge varje bild får användas framgår av informationen i Ikon som finns där du laddar ned bilden.    

    Det är viktigt att du följer informationen om hur bilden får användas. Om du laddar ned en bild från Ikon på nationell nivå och använder den utan att ta hänsyn till informationen riskerar kyrkokansliet att få betala skadestånd. Det kan även leda till att sprida en negativ bild av hur Svenska kyrkan hanterar personuppgifter.

    Syftet med dataskyddsförordningen är att skydda enskildas personuppgifter och den personliga integriteten är en grundläggande mänsklig rättighet. Det är en del av kyrkans värdegrund att värna detta.

    Om du har tagit del av informationen i Ikon och ändå har frågor om hur bilden får användas så är du välkommen att vända dig till kyrkokansliets bildstrateg.

    Bilder som fotograferats utanför EU

    Det går bra för Svenska kyrkan inom EU att använda bilder som fotograferats utanför EU om det finns en laglig grund för detta.

    Överföra bilder till länder utanför EU

    Svenska kyrkan inom EU kan överföra och använda bilder utanför EU om det finns en laglig grund för detta och om landet har adekvat skyddsnivå för personuppgifter.

    För närvarande kan dock inte utlandsförsamlingarna utanför EU och EES använda bilder på personer från Ikon på nationell nivå på grund av att det saknas laglig grund. Detta ska rättas till. 

    En lista med länder som har adekvat skyddsnivå hittar du på Datainspektionens webbplats.

    Vad du behöver tänka på om du vill föra ut bilder som föreställer personer från ett land som saknar adekvat skyddsnivå kan du också läsa om på Datainspektionens webbplats.

    Kontakta kyrkokansliets bildstrateg/Ikon om du har frågor.  

    Hantera gamla bilder

    Dataskyddsförordningen gäller även för äldre material eftersom själva personuppgiftsbehandlingen sker i nutid. Därför kan man inte använda gamla bilder som saknar laglig grund.

    Om de gamla bilderna finns på webben behöver de avpubliceras och arkiveras eller raderas. Om bilderna finns i en trycksak så kan trycksaken användas, men vid ett omtryck ska bilden bytas ut. 

    En övergripande utredning av bilder i Ikon på nationell nivå har genomförts av Rättsavdelningen. Utifrån den har Kommunikationsavdelningen säkerställt att de bilder som finns i Ikon kan användas enligt dataskyddsförordningen.

    Gamla bilder i Ikon som det saknas laglig grund för att använda kommer att arkiveras eller raderas i samråd med arkivet på kyrkokansliet.

    Bilder från bildbyrå

    Om du vill köpa in en bild från en bildbyrå eller använda en gratistjänst så ska det ske i samråd med kyrkokansliets bildstrateg. Om bildstrategen och du kommer överens om att du själv ska köpa in en viss bild som föreställer personer så behöver du begära en kopia på ett skriftligt samtycke eller avtal från bildbyrån innan du använder bilden.

    Det måste framgå av samtycket eller avtalet hur bilden får användas och spridas samt att personen på bilden godkänt att bilden får publiceras av Svenska kyrkan. Detta beror på att kyrkostyrelsen är personuppgiftsansvarig för hur bilden används även om den är inköpt från en bildbyrå.

    Välkommen att kontakta kyrkokansliets bildstrateg/Ikon vid inköp av bilder från bildbyrå eller om du vill använda en gratistjänst. 

    Fotografera människor

    Fotografera enskilda personer

    Om du vill anlita en fotograf för ett fotouppdrag så ska beställningen ske via Ikon.

    Undantag gäller för Internationella avdelningen som enligt överenskommelse får anlita fotografer för fotografering i andra länder.  

    Om du själv ska fotografera enskilda personer så behöver du tänka igenom vad bilderna ska användas till (ändamål) och vilken laglig grund du stödjer dig på.  

    Vilken information som personen som fotograferas får om ändamålet och vad personen samtycker till avgör i vilka sammanhang som du får publicera bilden. Du får inte komma på ett nytt ändamål i efterhand. I så fall måste personen tillfrågas igen.  

    Om bilden ska spridas till någon annan organisation än Svenska kyrkans stift, pastorat eller församlingar behöver även detta ha en laglig grund och det måste framgå i informationen vilka mottagarna är och hur dessa kontaktas.  

    Beroende på vem du ska fotografera och vad bilden ska användas till kan den lagliga grunden vara berättigat intresse, samtycke eller avtal (länkar till förklarande texter).  

    Observera att en person alltid måste tillfrågas (se tabellen nedan)om du vill använda en bild på personen i en extern informationssatsning eller marknadsföringssyfte (länkar till förklarande texter). Detta oavsett vilken yrkesroll personen har i Svenska kyrkan.  

    När det gäller externa informationssatsningar eller marknadsföring kan den lagliga grunden kan vara muntligt eller skriftligt samtycke alternativt avtal.

    Personkategorier

      * Om avtal används behövs en möjlighet att samtycka till känsliga personuppgifter. Kontakta Ikon för hjälp med det.

    Fotografera grupper

    Om du ska fotografera en grupp så finns det två alternativ:

    1. Om det är möjligt och rimligt ska du inhämta skriftligt samtycke (eller ingå avtal, kontakta Ikon för råd) från samtliga parter. Detta kan göras på plats eller i förväg, så länge det är tydligt vem som har samtyckt och vad de samtycker till.

    2. Om det rör sig om en större grupp eller ett mingel-tillfälle får du stödja dig mot den lagliga grunden berättigat intresse. Då behöver du vara noggrann med att informera om vad som ska hända, hur bilderna kommer att användas och vart man vänder sig om man inte vill bli publicerad.

    När du laddar upp bilderna i Ikon kommer du att behöva ange vilken information gruppen fick och hur detta gick till inför eller vid fototillfället.

    Det innebär alltså att om du till exempel skickar en inbjudan till en konferens eller en kurs så bör samtyckesblanketten vara obligatorisk att ta ställning till, exempelvis i samband med anmälan eller när personen registrerar sig vid ankomst.

    Du ska erbjuda en del av lokalen där kursen eller konferensen ska hållas där de deltagare som inte vill vara med på bild kan vistas.

    Spara och gallra bilder

    Alla bilder ska antingen sparas i Ikon, bevaras i arkivets bilddatabas eller raderas.

    Bilder som ska kunna användas och publiceras ska sparas i Ikon.

    Så här gör du:

    1. Alla fotouppdrag ska ske via Ikon. Undantag gäller för Internationella avdelningen som enligt överenskommelse får anlita fotografer för fotografering i andra länder.  

    2. Om du har beställt bilder eller själv fotograferat ska du göra ett urval av bilderna som du tycker är värda att behålla och använda.

    3. De bilder som du väljer ut ska laddas upp i Ikon, och inte sparas lokalt på din hårddisk, ett USB-minne eller i mobilen/kameran.

    4. Detsamma gäller för bilder som du inte väljer ut. De ska raderas eller bevaras i arkivets bildatabas, inte sparas lokalt hos dig.  

    5. För att överföra bilder till Ikon så går du till www.svenskakyrkan.se/fotoweb och loggar in med samma uppgifter som när du loggar in på din dator.

    6. Klicka på knappen Ladda upp. Ladda sedan upp bilder och samtycken till uppladdningsplats ”GDPR för granskning”. I fältet nyckelord skriver du konkreta saker som syns i bilden. Gula fält är obligatoriska.  

    Bilderna som du laddar upp ska förses med följande uppgifter: 

    • Komplett ifylld samtyckesblankett

    • Uppgifter om i vilket sammanhang bilden togs (till exempel en viss prästvigning eller reportage från ett språkcafé). ·    
        
    • Nyckelord som beskriver det som syns i bilden till exempel kyrka, präst, konfirmander, psalmbok.  

    Bilder som inte kan sparas i Ikon

    Bilder som du själv har valt bort, eller som kyrkokansliets bildstrateg bedömer inte ska finnas i Ikon, ska antingen arkiveras eller raderas.  

    Så här gör du: ·      

    1. Bilder som kan vara intressanta som dokumentation av kyrkans verksamhet ska sparas i arkivets bildatabas (om den person som förekommer på bilden gett sitt medgivande att bilden får arkiveras). Kontakta arkivet för bedömning

    2. Övriga bilder ska du radera, alltså bilder som det finns dubbletter eller snarlika versioner av, som är suddiga eller som inte tillför någon sakuppgift till verksamheten. Oftast kan du radera bilderna med stöd av ett generellt gallringsbeslut från kyrkokansliet som gäller liten och tillfällig betydelse (länk till förklarande text).  

    Om du vill få en bild raderad som du eller någon annan har laddat upp i Ikon, publicerat eller på annat sätt använt (det vill säga upprättat) behövs ett gallringsbeslut.

    Vänd dig till arkivet för att få hjälp med det. 

    Arbetsmaterial

    Om du har fotograferat ett arbetsmaterial som innehåller personuppgifter, till exempel i syfte att dokumentera ett möte eller en kurs (istället för eller som komplement till minnesanteckningar) så behöver du inte föra över bilderna utan kan spara dem för eget bruk, till exempel på din hårddisk.  

    Tänk på att gå igenom arbetsmaterial regelbundet och radera det som inte längre behövs. Om du vill behålla arbetsmaterialet en längre tid så ska du diarieföra det i Public 360.  

    Gallra bilder

    Du bör gå igenom bilder som du har i datorn, mobilen eller kameran varje vecka och gallra dem som inte ska sparas i Ikon eller arkiveras.

    Vissa bilder och annat material kan gallras med hänvisning till liten och tillfällig betydelse. Med det menas exempelvis bilder som förekommer i dubbletter eller snarlika versioner. Det kan även vara bilder med ”litet informationsinnehåll” som inte tillför någon sakuppgift eller är av vikt för verksamheten eller arbetsmaterial i form av bilder.

    Kontakta arkivet om du har frågor.

    När en bild är upprättad, det vill säga publicerad eller på annat sätt använd, eller om du är osäker på om bilden är av liten och tillfällig betydelse så kan det behövas ett gallringsbeslut.

    Gallring i Svenska kyrkan måste ske med stöd av ett gallringsbeslut i verksamheten. Kontakta arkivet så får du hjälp med det innan du tar bort bilderna. 

    Samtycke och plikten att informera

    Nationell nivå har tagit fram en samtyckesblankett för kyrkokansliet. Du hittar den samt instruktioner hur du ska använda den på intranätet. 

      Ifyllda och signerade samtyckesblanketter för bilder som sparas i Ikon scannar du och laddar upp i Ikon tillsammans med bilderna.  

    Hur en bild får användas beror på vad personen i fråga har samtyckt till när hen skrev på samtyckesblanketten. Om hen till exempel har samtyckt till att materialet bara ska användas för att informera om kyrkans musikverksamhet så kan du inte senare ändra detta utan att tillfråga den som fotograferats igen.  

    Återkalla samtycke

    Om en person vill återkalla sitt samtycke ska hen kan höra av sig till dataskyddsombudet på kyrkokansliet.

    Vid fotograferingen ska personen ha fått uppgift om detta.

    Om hen vänder sig till dig för att återkalla sitt samtycke kan du hänvisa till dataskyddsombudet.

    Grundprincipen är att en person har rätt att ta tillbaka sitt samtycke att finnas med på bild. Även om den lagliga grunden inte är samtycke kan personen ha rätt att bli raderad, men det finns några undantag:  

     

    Hit kan du vända dig! 

    Behöver du hjälp? Välkommen att kontakta:

    Arkivet

    Kyrkokansliets bildstrateg/Ikon 

    ​Kyrkokansliets dataskyddsombud

    Om arbetsrutinen för bildhantering på kyrkokansliet

    Arbetsrutinen antogs 190525 av kyrkokansliets kommunikationschef Pia Dahlén. 

    Arbetsrutinen gäller för alla chefer och medarbetare på kyrkokansliet .

    Rutinen kommer att uppdateras löpande. Nyheter kommuniceras bland annat på kyrkokansliets intranät. 

    Redaktör och innehållsansvarig
    Margareta Furberg, Kommunikationsavdelningen
    Ansvarig för intranätet Kommunikation
    Redaktionen , Kommunikation
    Uppdaterad
    2020-01-09
    X
    Dokumentid: 1446679- Webid: 21464 - Unitid: 2147483526