Även externa målgrupper, till exempel medlemmar och allmänhet som blir berörda av planerade förändringar i fastigheter eller verksamhet, bör i rimlig tid få information och möjlighet att få komma med frågor och synpunkter. Gärna innan beslut om åtgärder är klubbade.
Lyft fram möjligheterna
Tänk på att även här lyfta fram möjligheterna med fastighetsöversynen och fundera över om det finns utrymme för att involvera medlemmar och allmänhet i arbetet. Kanske finns det delar i planerna som kan ha flera alternativa lösningar där medlemmar och allmänhet kan vara med och påverka. Det kan göra det lättare för dem att börja bygga relationer till det lokalförsörjningsplanen föreslår att församlingen ska satsa på.
Men tänk på: Finns det inget utrymme för medlemmar och allmänhet att få vara med och påverka är det bättre att vara tydlig med det och bara informera. Risken är annars att människor känner sig besvikna när de inser att de har ombetts att lämna synpunkter som egentligen inte var tänkta att användas.
Förbered dig på frågor
Det är också stor chans att lokalmedia hör av sig och vill skriva om det arbete med lokalförsörjningsplanering som pågår i församlingen eller pastoratet. Förbered dig tidigt på att kunna berätta om arbetet för externa målgrupper. Utse en talesperson som kan möta lokalmedia, fundera på vilka frågor som kan komma och formulera svar på dem. Ta stöd från den övergripande FAQ:n och koppla ert arbete till fastighetsöversynen.
Exempel på frågor som kan dyka upp:
- Varför behövs en förändring?
- Vilka problem ska den lösa?
- Hur kommer det att bli när den är färdig?
- Hur kommer den att påverka den egna och andras situation på orten?
- Kommer någon kyrka att behöva överlåtas eller säljas?
Material för extern kommunikation
Nedan hittar du material att använda som stöd i kommunikationen mot externa målgrupper.
- FAQ om Gemensamt ansvar och arbetet med översynen av fastighetsinnehavet Komplement till frågor och svar om ert lokala arbete. Hjälper dig att svara på frågor om vad kyrkomötesbeslutet handlar om, varför Svenska kyrkan måste genomföra det och vad arbetet ska leda till. Vilka förbättringar vi som trossamfund vill uppnå för medlemmar, medarbetare och allmänhet, för ekonomi, miljö och kulturarv.
- Gemensamt ansvar på svenskakyrkan.se På de nationella sidorna av svenskakyrkan.se finns grundläggande information om beslutet om Gemensamt ansvar för fastigheter, kyrkor och ekonomi. Puffa för sidan på din lokala webbplats genom att använda funktionen ”Välj puff från annan webb” i publiceringsverktyget. Då behöver du själv inte skriva så mycket om det övergripande utan kan koncentrera dig på att berätta om arbetet i din församling.
Förslag på kanaler
Nedan hittar du förslag på kanaler för att kommunicera och föra dialog med externa målgrupper. Bäst är förstås att i första hand använda de som församlingen redan jobbar med och kanske göra något tillägg utifrån behov.
Webb
Inför att ni berättar om arbetet för externa grupper är det bra att publicera grundläggande information på pastoratet eller församlingens externa webbplats. Fundera på vilka frågor människor kan ha om ert arbete med fastigheterna och försök besvara dem i texten. Använd puffen till Gemensamt ansvar på svenskakyrkan.se för att berätta om det övergripande. Tala om vart man kan vända sig om man har frågor och informera om informationsmöten och andra aktiviteter genom att lägga till dem i kalendern. Uppdatera och lägg till ny information när det finns mer att berätta för församlingsmedlemmar och allmänhet.
Informationsmöten
Informationsmöten är bra om ni vill ha dialog med externa målgrupper. Förändringar av kyrkobyggnader och andra byggnader som kyrkan äger engagerar både medlemmar och allmänhet. Många uppskattar att få information personligen och samtidigt få chansen att ställa frågor och lämna synpunkter. För projektet är det också värdefullt att kunna ta tillvara synpunkterna i arbetet så långt det är möjligt, om det finns utrymme för att kunna påverka.
Enkät
Om det finns utrymme för medlemmar och församlingsbor att få vara med och påverka beslut om åtgärder kan en enkät vara ett sätt att både informera och samla in synpunkter. Du kan skapa en enkät med hjälp av ett formulär på webbplatsen. Marknadsför enkäten i lokalmedia och sociala medier. Som komplement kan du skriva ut färdiga formulär och dela ut tillsammans med frankerade svarskuvert, till exempel vid samhällets mest välbesökta livsmedelsbutik.
Press och media
Genom press och media når du ut till medlemmar och allmänhet lokalt. Skriv pressmeddelanden eller bjud in dem så att ni kan berätta om förändringsarbetet när det är dags.Använd gärna pressmeddelandemallen nedan som stöd. Öppenhet, transparens och tillgänglighet är viktigt när du arbetar med mediefrågor. Förbered därför tydliga och konstruktiva svar på tänkbara frågor och välj ut en talesperson som har ansvar för mediekontakterna.
Sociala medier
Sociala medier är en social arena där du bygger relationer genom dialog. Att starta en blogg på Svenska kyrkans bloggportal har visat sig fungera bra under förändringsprojekt inom fastighets- och kulturarvsförvaltning. Genom bloggen, som går att prenumerera på, kan användare ställa frågor och följa utvecklingen från planering till genomförande. Puffa för bloggen från er webbplats och dela inläggen i andra sociala medie-kanaler, till exempel Facebook och Twitter. Det finns också exempel på församlingar som använt Facebook på samma sätt som en blogg för att informera och föra dialog. Nedan kan du läsa om Bromma församling som jobbat med blogg.
Inspiration och goda exempel
Hur har andra jobbat med den externa kommunikationen inom fastighet och kulturarvsområdet? Nedan hittar du en intervju med kyrkoherden i Bromma församling som har goda erfarenheter av bloggen som kanal.

Foto: Johanna Norin
Skapad:2019-12-10 13:44:00
När Bromma kyrka stod inför en omfattande renovering visste kyrkoherde Torbjörn Gustavsson att det skulle tyckas och tänkas mycket – både positivt och negativt. För att själva sätta agendan startade han och kollegorna i Bromma församling en blogg, där de proaktivt kunde förklara, berätta och informera om de förändringar som skulle komma av renoveringsarbetet.
Läs mer om ”Bloggen gav oss möjlighet att själva sätta agendan”
Vikten av dialog
Att förändra kyrkans lokaler som ”alltid har funnits där” kan vara känsligt. I filmen nedan berättar Lena Skoting om hur man bjudit in till dialog genom stormöten för att låta människor få uttrycka sina åsikter och ställa frågor om planerade förändringar.