Ett första steg är att lägga upp en plan för kommunikationen. En kommunikationsplan kan vara omfattande eller enklare beroende på vad som ska kommuniceras.

Bra frågor att fundera på inför planeringen:   

• Vad i projektet kan lösas med kommunikation? 
• Vilka är målgrupperna?
• Vad behöver målgrupperna veta och när?   
• Hur når vi målgrupperna, vilka kanaler ska vi använda?  

När det gäller lokalförsörjningsplanering har vi tagit fram ett exempel på en arbets- och kommunikationsplan. I den har vi förenklat kommunikationsplaneringen något och den ligger integrerad med övrig projektplanering.

Planen sträcker sig fram till en fastställd lokalförsörjningsplan, sedan tar fortsatt arbete med eventuell utredning, beslut om åtgärd och genomförande vid. För det arbetet behövs nya planer. 

Ladda ner exempel på Arbets- och kommunikationsplan

Om du vill göra en separat kommunikationsplan finns en vägledning här 

Lokalförsörjningsplaneringen som många församlingar och pastorat påbörjar nu kommer att leda till förändringar i fastighetsinnehavet och i vissa fall kanske också i verksamheten. Inför ett förändringsarbete är det bra att först förankra internt för att få anställda och förtroendevaldas förståelse, acceptans och engagemang för det arbete som planeras.  

Informera, upprepa och bjud in till dialog

Förändringar påverkar oss alla på olika sätt. Vissa behöver lång tid på sig för att acceptera när något ändras, för andra går det snabbare. För att nå förståelse, acceptans och engagemang hos så många som möjligt behöver informationen vara tydlig och upprepas flera gånger. Låt medarbetarna ställa frågor och prata om förändringarna. Lyft fram möjligheterna, men dölj inte de negativa aspekterna och var tydlig med var gränserna går för möjlighet att påverka. Var transparent och lyhörd och våga möt de frågor och den oro som kan komma.   

Frågor som informationen bör besvara:

• Varför behövs en förändring?
• Vilka problem ska den lösa?
• Hur kommer det att bli när den är färdig?
• Hur kommer den att påverka den egna och andras situation på arbetsplatsen och orten?  

Verktyg för förändringskommunikation

Konkreta tips på hur du kan arbeta med internkommunikation i förändringsprojekt finns i verktyget ​”Att driva förändring med kommunikation”. Materialet är framtaget av Nordisk kommunikation (nuvarande Gullers grupp) och vänder sig till chefer och projektledare. Läs gärna igenom det för bättre förståelse och använd hela eller delar av det som stöd under arbetet med lokalförsörjningsplanen och genomförande av det åtgärder som planen föreslår.

Här hittar du hela materialet Att driva förändring med kommunikation.

​Material för intern kommunikation

Nedan hittar du material att använda som stöd i den interna kommunikationen.

• FAQ om Gemensamt ansvar och arbetet med översynen av fastighetsinnehavet Komplement till frågor och svar om ert lokala arbete. Hjälper dig att svara på frågor om vad kyrkomötesbeslutet handlar om, varför Svenska kyrkan måste genomföra det och vad arbetet ska leda till. Vilka förbättringar vi som trossamfund vill uppnå för medlemmar, medarbetare och allmänhet, för ekonomi, miljö och kulturarv.

• Introduktionsfilm om lokalförsörjningsplanering med Lena Skoting - kyrkoherde i Säffle pastorat En snabb ingång till varför alla pastorat och församlingar bör ta fram lokalförsörjningsplaner och hur arbetet kan gå till. Filmen kan användas internt vid informationsträffar och utbildningar för att skapa förståelse för arbetet.  

• Broschyren Planera för en effektiv lokalanvändning (Pdf). Introducerar på ett pedagogiskt sätt arbetet med lokalförsörjningsplanering. Kan delas ut eller tipsas om vid informationsträffar och utbildningar.​

• PPT-bilder från utbildningar med stiften (Pdf) med Anvisningar (Pdf). Bilderna berättar om bakgrunden till kyrkomötets beslut om Gemensamt ansvar och vad lokalförsörjningsplanering egentligen handlar om. Du kan själv välja de bilder du behöver för att presentera arbetet på ett pedagogiskt sätt för olika interna grupper.

Förslag på kanaler 

Möten

Håll medarbetare och förtroendevalda uppdaterade genom att ha möten där du berättar om arbetet med lokalförsörjningsplaneringen. Ett möte ger möjlighet till dialog och är ett bra tillfälle att svara på frågor. 

Intranät

Digital kanal för information till anställda. Publicera information om arbetet med lokalförsörjningsplanen och uppdatera kontinuerligt med det som är nytt. Påminn på möten om att sidorna finns och vilket material man kan hitta där.​ ​

Veckobrev eller Interna nyhetsbrev

För information om hur projektet fortskrider. Länka gärna till materialet på intranätet.

Inspiration och goda exempel

Kika gärna på introduktionsfilmen med Lena Skoting som du kan använda i ditt arbete med intern kommunikation.​ Sidan kommer att kompletteras med goda exempel från pastorat och församlingar.

Även externa målgrupper, till exempel medlemmar och allmänhet som blir berörda av planerade förändringar i fastigheter eller verksamhet, bör i rimlig tid få information och möjlighet att få komma med frågor och synpunkter. Gärna innan beslut om åtgärder är klubbade. 

Lyft fram möjligheterna

Tänk på att även här lyfta fram möjligheterna med fastighetsöversynen och fundera över om det finns utrymme för att involvera medlemmar och allmänhet i arbetet. Kanske finns det delar i planerna som kan ha flera alternativa lösningar där medlemmar och allmänhet kan vara med och påverka. Det kan göra det lättare för dem att börja bygga relationer till det lokalförsörjningsplanen föreslår att församlingen ska satsa på. 

Men tänk på: Finns det inget utrymme för medlemmar och allmänhet att få vara med och påverka är det bättre att vara tydlig med det och bara informera. Risken är annars att människor känner sig besvikna när de inser att de har ombetts att lämna synpunkter som egentligen inte var tänkta att användas.

Förbered dig på frågor

Det är också stor chans att lokalmedia hör av sig och vill skriva om det arbete med lokalförsörjningsplanering som pågår i församlingen eller pastoratet. Förbered dig tidigt på att kunna berätta om arbetet för externa målgrupper. Utse en talesperson som kan möta lokalmedia, fundera på vilka frågor som kan komma och formulera svar på dem. Ta stöd från den övergripande FAQ:n och koppla ert arbete till fastighetsöversynen.

Exempel på frågor som kan dyka upp:

• Varför behövs en förändring?
• Vilka problem ska den lösa?
• Hur kommer det att bli när den är färdig?
• Hur kommer den att påverka den egna och andras situation på orten?
• Kommer någon kyrka att behöva överlåtas eller säljas?  ​

Material  för extern kommunikation

Nedan hittar du material att använda som stöd i kommunikationen mot externa målgrupper.

• FAQ om Gemensamt ansvar och arbetet med översynen av fastighetsinnehavet Komplement till frågor och svar om ert lokala arbete. Hjälper dig att svara på frågor om vad kyrkomötesbeslutet handlar om, varför Svenska kyrkan måste genomföra det och vad arbetet ska leda till. Vilka förbättringar vi som trossamfund vill uppnå för medlemmar, medarbetare och allmänhet, för ekonomi, miljö och kulturarv​

• Gemensamma sidor på svenskakyrkan.se På svenskakyrkan.se finns grundläggande information om beslutet om Gemensamt ansvar för fastigheter, kyrkor och ekonomi. Du kan puffa för sidan på din lokala webbplats genom att använda funktionen ”Välj puff från annan webb” i publiceringsverktyget.

Förslag på kanaler 

Nedan hittar du förslag på kanaler för att kommunicera och föra dialog med externa målgrupper. Bäst är förstås att i första hand använda de som församlingen redan jobbar med och kanske göra något tillägg utifrån behov.

Webb
Inför att ni berättar om arbetet för externa grupper är det bra att publicera grundläggande information på pastoratet eller församlingens externa webbplats. Fundera på vilka frågor människor kan ha om ert arbete med fastigheterna och försök besvara dem i texten. Tala om vart man kan vända sig om man har frågor och informera om informationsmöten och andra aktiviteter genom att lägga till dem i kalendern. Uppdatera och lägg till ny information när det finns mer att berätta för församlingsmedlemmar och allmänhet.

• Så skapar du en bra webbtext som möter användarnas behov.

Informationsmöten
Informationsmöten är bra om ni vill ha dialog med externa målgrupper. Förändringar av kyrkobyggnader och andra byggnader som kyrkan äger engagerar både medlemmar och allmänhet. Många uppskattar att få information personligen och samtidigt få chansen att ställa frågor och lämna synpunkter. För projektet är det också värdefullt att kunna ta tillvara synpunkterna i arbetet så långt det är möjligt, om det finns utrymme för att kunna påverka.

Enkät
Om det finns utrymme för medlemmar och församlingsbor att få vara med och påverka beslut om åtgärder kan en enkät vara ett sätt att både informera och samla in synpunkter. Du kan skapa en enkät med hjälp av ett formulär på webbplatsen. Marknadsför enkäten i lokalmedia och sociala medier. Som komplement kan du skriva ut färdiga formulär och dela ut tillsammans med frankerade svarskuvert, till exempel vid samhällets mest välbesökta livsmedelsbutik.  

• Skapa en enkät på webben (svenskakyrkan.se)     

Press och media
Genom press och media når du ut till medlemmar och allmänhet lokalt. Skriv pressmeddelanden eller bjud in dem så att ni kan berätta om förändringsarbetet när det är dags.Använd gärna pressmeddelandemallen nedan som stöd. Öppenhet, transparens och tillgänglighet är viktigt när du arbetar med mediefrågor. Förbered därför tydliga och konstruktiva svar på tänkbara frågor och välj ut en talesperson som har ansvar för mediekontakterna. 

• Pressmeddelandemall om lokalförsröjningsplanen
  
• Mer information om hur du samarbetar med press och media.  

Sociala medier
Sociala medier är en social arena där du bygger relationer genom dialog. Att starta en blogg på Svenska kyrkans bloggportal har visat sig fungera bra under förändringsprojekt inom fastighets- och kulturarvsförvaltning. Genom bloggen, som går att prenumerera på, kan användare ställa frågor och följa utvecklingen från planering till genomförande. Puffa för bloggen från er webbplats och dela inläggen i andra sociala medie-kanaler, till exempel Facebook och Twitter. Det finns också exempel på församlingar som använt Facebook på samma sätt som en blogg för att informera och föra dialog. Nedan kan du läsa om Bromma församling som jobbat med blogg.

• Fler tips och råd om hur du arbetar i sociala medier.

Inspiration och goda exempel

Hur har andra jobbat med den externa kommunikationen inom fastighet och kulturarvsområdet?​ Nedan hittar du en intervju med kyrkoherden i Bromma församling som har goda erfarenheter av bloggen som kanal.

Foto: Johanna Norin

”Bloggen gav oss möjlighet att själva sätta agendan”

Skapad:2019-12-10 13:44:00

När Bromma kyrka stod inför en omfattande renovering visste kyrkoherde Torbjörn Gustavsson att det skulle tyckas och tänkas mycket – både positivt och negativt. För att själva sätta agendan startade han och kollegorna i Bromma församling en blogg, där de proaktivt kunde förklara, berätta och informera om de förändringar som skulle komma av renoveringsarbetet.

Läs mer om ”Bloggen gav oss möjlighet att själva sätta agendan”

Vikten av dialog

Att förändra kyrkans lokaler som ”alltid har funnits där” kan vara känsligt. I filmen nedan berättar Lena Skoting om hur man bjudit in till dialog genom stormöten för att låta människor få uttrycka sina åsikter och ställa frågor om planerade förändringar.

Enligt Krisberedskapsmyndigheten handlar cirka 70 procent av arbetet med att hantera en kris om kommunikation på olika plan – vilket säger något om vikten av att kommunicera strategiskt och med rätt målgrupp i sikte. Risken för att hamna i krissituation minskar om arbetet sker med öppenhet och transparens. Att utse en talesperson från början är också bra så att inte förvirring uppstår om en kris plötsligt dyker upp.

Om det börjar storma och situationen blir besvärlig ska du inte behöva stå ensam. Varje stift har en pressekreterare eller pressansvarig kommunikatör som kan hjälpa till att hantera mediefrågor.   

Här hittar du kontaktinformation till stiftens pressansvariga kommunikatörer eller pressekreterare.

Frågor från riksmedia som rör det övergripande i Gemensamt ansvar och fastighetsöversynen bör skickas vidare till nationell nivå och pressekreterare Martin Larsson. Talespersoner på nationell nivå är i första hand Cristina Grenholm, Anna-Karin Engström och Lars Johnsson.​

För frågor om Lokalförsörjningsplanering kan du vända dig till ditt stift. Här finns kontaktinformation till alla stift.

För frågor om innehållet på den här sidan kan du vända dig till Ragna Tamsen, kommunikatör för frågor som rör fastigheter och kulturarv, kyrkokansliet i Uppsala.