Din sökning gav 0 träffar

    Ett fel uppstod.
    Dölj bild

    Digital arbetsplats

    Införandeprocessen av Microsoft 365

    När Microsoft 365 införs på din enhet läggs stort fokus på både användare och teknik.

    Om du vill att din enhet ska ha Microsoft 365 ska du börja med att göra en intresseanmälan. Fram till och med oktober 2022 kan du ansluta med visst stöd från projektet för att underlätta både den tekniska processen och införandestödet för kollegorna som ska använda verktygen. 

    Anmäl intresse för att gå med i Microsoft 365

    Redan i intresseanmälan ska det ingå vem på enheten som ska vara kontaktperson, om det ska finnas andra deltagare, som resurser och kommunikatör, i det lokala införandeteamet. 

    Besluta om kontaktpersonen ska arbeta själv eller om även andra andra kollegor kan bidra lokalt i följande roller:

    • Kommunikatör
      En person som kan stötta med kommunikationen för förändringsresan lokalt, vi kallar denna roll för kommunikatör och denne läggs till i införandeteamet.
    • Extra resurs
      Vissa har valt att lägga till en extra it-kunnig kollega eller annan kompetens som stöd under införandet. Vi kallar denna roll för resurs. Dessa läggs också till i införandeteamet.

    Rollerna kontaktperson, kommunikatör och resurser anges direkt i intresseanmälan. Behöver du komplettera eller justera informationen, skicka ett mejl till projektet

    Observera att de som har rollerna som kontaktperson it och kommunikatör också inledningsvis blir teamsägare av det organisatoriska teamet som den ekonomiska enheten får som stöd för den interna kommunikationen. Om kontaktperson it också har rollen som kommunikatör läggs beställaren till som den andra ägare. 

    När du fått det organisatoriska teamet kan du byta ägare genom att kontakta kanslistöd

    Lär dig mer om organisatoriska team

    Dessutom kan varje enhet utse två ambassadörer som får tillgång till en arbetsyta där material, forum och information finns tillgängligt. ​

    Beräknad tidsåtgång

    Efter utvärderingar som gjorts av de som deltagit i ett införande finns det några medelvärden på hur mycket tid som lagts ner lokalt. Sedan utvärderingarna gjordes har processen förenklats och några uppgifter automatiserat så det bör sannolikt gå lite snabbare med nuvarande arbetssätt. 

    Samtliga som besvarade frågan om hur mycket tid som gått åt till införandet hade gjort behörighetsinventeringen. Det är fortfarande en rekommenderad aktivitet i checklistan. 

    Tidsåtgången ökar med antalet användare.

    • Färre än tio användare, cirka 32 timmar. 
    • 11-50 användare, runt 60 timmar.
    • 51-100 användare har i snitt tagit cirka 90 timmar.
    • Fler än 100 användare har uppskattats ta cirka 100 timmar. 
    • En församling som inte är ansluten till den gemensamma it-plattformen, cirka 30-40 timmar. 

    Processen

    Processbeskrivningen gäller till och med oktober 2022 när projektet stänger och stödet från nationell nivå avslutas. När du skickat in din intresseanmälan får du ett bekräftelsemejl och du har fyra förberedelser att börja ta tag i. Förberedelserna är till för att ge dig och kollegorna i din församling eller ditt pastorat bästa möjiga förutsättningar. 

    Det lokala införandeteamet bjuds in till ett gemensamt team Microsoft 365 införande i verktyget Teams där vi samarbetar under processens gång. I teamet kan du ställa frågor till projektet och hitta det stöd som behöver i arbetet med att ansluta till Microsoft 365. 

    När du är tillagd till det gemensamm teamet kan du nå det här

    Profilbilden för det gemensamma införandeteamet i Teams

    Profilbilden för det gemensamma införandeteamet i Teams Foto: Illustration av Julia Åström

    Efter det lokala förberedelsearbetet och att alla blivit medlemmar i det gemensamma teamet kan arbetet börja på riktigt. Du hittar filmer med genomgångar på allt du behöver veta för införandet i det gemensamma teamet. Den första genomgången heter Kick-off inklusive stöd till användarna. Den bör du och ditt lokala införandeteam ta del av minst tre veckor innan ni planerar att ha lansering.

    Direktlänk till hemmakanaler för församlingar och pastorat som är anslutna till den gemensamma it-plattformen, Gip, där du kan ställa frågor direkt till projektet (du behöver vara tillagd i teamet för att kunna använda länken). 

    Direktlänk till hemmakanalen för enheter som inte är ansluta till den gemensamma it-plattformen, Gip, där du kan ställa frågor direkt till projektet (du behöver vara tillagd i teamet för att kunna använda länken). 

    Upplägget för införandet fokuserar på vad som behöver förberedas inför de två milstolparna, lanseringen och migreringen. Både lanseringen och migreringen innebär förändringar som påverkar slutanvändarna, alltså kollegorna, mer eller midre. Inför varje milstolpe behöver det lokala införandeteamet arbeta med förberedelser av två slag, förändringsstöd till slutanvändarn och teknik. För att underlätta för dig att kunna genomföra arbetet korrekt och i rätt ordning finns samtliga förberedelser samlade i en checklista.

    Gå direkt till checklistan för pastorat och församlingar som är anslutna till den gemensamma it-plattformen, Gip, i det gemensamma teamet. ​

    Gå direkt till checklistan för pastorat och församlingar som inte är anslutna till den gemensamma it-plattformen, Gip, i det gemensamma teamet (länken fungerar först när du är tillagd i teamet). 

    Lär dig om lanseringen när licenserna tilldelas.

    Förstå migreringen, den tekniska flytten av data

    När förberedelserna är klara och du och ditt lokala införandeteam är med i det gemensamma teamet i Teams och ni sett kick-off-genomgången ska ni önska datum för de två milstolparna. Lanseringen sker först och migreringen följer efteråt. Du önskar datum för när du tror du är redo med arbetet för respektive milstolpe genom att skicka ett mejl till projektet

    En tidslinje som ger en översikt över den rekommenderade tidsplanen för att föra in Microsoft 365 lokalt.

    En tidslinje som ger en översikt över den rekommenderade tidsplanen för att föra in Microsoft 365 lokalt. Foto: Skärmdump

    Att förbereda lokalt innan införandet av Microsoft 365

    Du och ditt lokala införadeteam behöver inleda arbetet med en rad förberedelser som ska vara på plats innan arbetet med införandet kan börja aktivt. Förberedelserna ger förutsättnignarna för en bra start både för införandeteamet och era kollegor. 

    1. Förbered så att det lokala införandeteamet kan nyttja vertyget Teams
      Kort efter intresseanmälan är inskickad blir du som kontaktperson eller delaktig i det lokala införandeteamet inbjuden till Gemensamt team för Microsoft 365-införande i verktyget Teams. För att kunna läggas till i det gemensamma teamet behöver alla i det lokala införandeteamet en Microsoft 365-licens i förväg.
      Använd det gemensamma införandeteamet
    2. Prata ihop er i det lokala införandeteamet och boka in tillfällen för att se de fyra digitala genomgångarna tillsammans
      Avsätt 2 h tillsammans per digital genomgång och utgå ifrån den rekommenderade tidsplanen ovan. Då får ni även utrymme till dialog efter att ni har sett respektive genomgång.
    3. Avsätt tid för att arbeta med kommunikationen till slutanvändarna
      I den första genomgången, Kick off inklusive användarstöd, får du och det lokala införandeteamet information om kommunikationsunderlag. Underlagen är framtagna för att underlätta för slutanvändarna, era lokala kollegor, att ta sig an förändringen som det innebär att ansluta till Microsoft 365. Avsätt tid för att lokalanpassa och föra ut kommunikationen. 
    4. Boka in alla slutanvändare i församlingen eller pastoratet för att se utbildningarna
      För att göra det möjligt för kollegorna att ta del av utbildnigarna som riktar sig till den som ska använda Microsoft 365 bör du snarast göra kallelserna. Utbildning ett riktar sig till alla användare och har inga specialanpassningar. Boka för en timme så finns det plats både för utbildningen och för att hantera frågor och ta diskussioner som är relevanta lokalt.
      Fler utbildningar följer och du i införandeteamet får information vid kick-off-genomgången om hur de är anpassade efter olika typer av använing. Gör följande kallelser så snart som möjligt.
      Hitta rätt bland användarutbildningarna

    Du får mer information om upplägget under införandet av Microsoft 365 i den första digitala genomgången Kick-off och användarstöd som du ser tillsammans med ditt lokala införandeteam. Så snart ditt lokala införandeteam är medlemmar i det gemensamma teamet i Teams kan ni också ställa frågor till projektmedlemmarna i Utvecklad digital arbetsplats såväl som till andra kollegor i teamet. 

    Titta på genomgångarna för enheter som är anslutna till den gemensamma it-plattformen (fungerar först när du är tillagd i teamet). 

    Titta på genomgångarna för enheter som inte är anslutna till den gemensamma it-plattformen (fungerar först när du är tillagd i teamet).​

    Lansering - första milstolpen och licenstilldelning

    Vid lanseringen får samtliga anställda och förtroendevalda med @svenskakyrkan.se-adress sin behörighet, sina licenser till Microsoft 365. I och med lanseringen är det möjlighet att börja använda Microsoft 365. Lanseringen innebär att 

    • ett kontotypsbyte sker och användarna får en licens för att börja använda Microsoft 365 för första gången
    • säker inloggning kickar igång– det innebär att användaren blir tvungen att använda sin mobil för att bekräfta inloggningen, detta heter multifaktorsatutentisering och fungerar liknande som digitalt bank-id
    • från och med nu gäller e-postadressen om användarnamn för både datorn och för att använda Microsoft 365 applikation, ex. via www.office.com
    • användarna får uppdaterat Officepaket till sin dator, (Word, Outlook, Excel och PowerPoint som ni säkert känner igen) – d.v.s. om man har kontypen som gör det möjligt att arbeta med applikationerna direkt på datorn.
    • nu startar en automatisk uppdatering av Windows 10 också till användarnas Windowsdatorer

    I anslutning till lansering får ni som ekonomisk enhet också ett förskapat organisatoriskt team. ​

    Exakt hur lanseringen sker och påverkar användarna beror på om du och dina kollegor är anslutna till den gemensamma it-plattformen eller ej. Detaljerna hittar du i genomgångarna i teamet samt i respektive checklista. 

    Migrering - andra milstoplen och den tekniska flyten av data

    Den tekniska införandeperioden avslutas med teknisk flytt, en så kallad migrering en period efter lanseringen. I sin korthet, innebär den tekniska flytten följande:

    • Eposten flyttar från lokala servrar till molnlagring, användarna märker detta mest konkret genom att
    • Microsoft Outlook gäller från och med migrering för mejl på dator och även för mobila enheter som surfplatta och mobiltelefon. De som inte redan börjat använda appen på mobil enget redan nu rekommenderas att avvakta med att koppla ihop den med e-posten för att slippa göra proceduren två gånger på kort tid. Man behöver nämligen göra lite inställningar vad gäller e-post, kontakter och kalender på sin mobila enheter. Och det är en fördel att vänta med detta till migreringen.
    • Vid migreringen blir Microsoft 365 tillgängligt i det nya fjärrskrivbordet för den som är ansluten till den gemensamma it-plattformen (gip) och vi kan börja använda en uppdaterad version av det så kallade GIP3-skrivbordet med full funktionalitet. Samtliga appar som vi tidigare haft i GIP-skrivbordet blir nu tillgängliga i Nya fjärrskrivbordet, vilket är det naturliga arbetssättet ifrån en tunn klient, men kan också bli aktuellt ifrån Windowsdatorer.  

    Exakt hur migreringen sker och påverkar användarna beror på om du och dina kollegor är anslutna till den gemensamma it-plattformen eller ej. Detaljerna hittar du i genomgångarna i teamet samt i respektive checklista. ​

    Fortsatt stöd av förändrat arbetssätt

    Efter den tekniska migreringen rekommenderas alla användare delta vid de tre sista utbildningarna. Dessa utbildningar är om

    • att använda Teams följt av
    • filhantering och Förändrat arbetssätt. Serien avslutas med 
    • hur Microsoft 365 skiljer sig på webben och i mobilapparna. 
    Redaktör och innehållsansvarig
    Ulrika Ekberg, Kommunikationsavdelningen
    Ansvarig för intranätet Digital arbetsplats
    Ulrika Ekberg, Kommunikationsavdelningen
    Uppdaterad
    2022-08-18
    X
    Dokumentid: 1491916- Webid: 1395741 - Unitid: 2147483042