Din sökning gav 0 träffar

    Ett fel uppstod.
    Dölj bild

    Digital arbetsplats

    Flytta gemensamt innehåll

    I och med att Svenska kyrkan ansluter till Microsoft 365, tar fram Kornet – det nya gemensamma intranätet – och introducerar organisatoriska team växer frågeställningarna kring vilken typ av innehåll som ska ligga var. Här hittar du stöd kring hur du bör tänka och hur du gör för att flytta gemensamma filer så smidigt som möjligt.

    Gå igenom och flytta innehållet från nuvarande intranät

    Innehållet på nuvarande intranät kan brytas upp och flyttas till minst fem olika kanaler
    Det som ska vara tillgängligt för alla i Svenska kyrkan oavsett församling, pastorat eller stift och ska nå anställda, förtroendevalda och ideella med inloggning ska finnas på Kornet. Övrigt innehåll flyttas med fördel till svenskakyrkan.se, en resursbank, Yammer eller Teams, ofta organisatoriska team i Teams.

    Identifiera vilket innehåll som passar bäst vart

    Observera att mycket av innehållet kräver en uppdatering för att bli relevant och passa i sitt nya sammanhang. 

    Flytta filer från G:, lokala intranät och andra gemensamma ytor till organisatoriska team

    De organisatoriska teamen bör ta över mycket från gemensamma filytor som till G:, dropbox och de lokala intranäten.

    Hitta stöd i lathunden för att flytta filer från G: till teams

    Flytta in i organisatoriska teamet.

    Observera att ditt organisatoriska team är mer än bara filhantering

    Ta med allt viktigt från samverkansrummen

    Samverkansrummen kan flyttas in i motsvarande team. Vilka samverkansrum är du med i? Finns någon ansvarig i dem eller behöver du själv lyfta frågan kring hur innehållet ska hanteras?

    Observera att en del material kan behöva uppdateras för att vara aktuellt, annat ska raderas helt och vissa filer kan behöva arkiveras. 

    Flytta från samverkansrum 

    Uppdatera, radera och arkivera

    En hel del av innehåll från G:, nuvarande intranät, samverkansrum och andra ställen vi förvarat gemensamma filer bör kanske uppdateras, raderas eller arkiveras.

    Kanske rör det sig om gamla versioner eller utdaterat material. Fyller det inte längre någon funktion, radera det. Är du osäker, låt det ligga kvar på gamla stället. Märker du eller någon kollega att det blir användbart när ni går vidare och börjar arbeta med stöd från de nya verktygen, flytta in det dit. Gå tillbaka om sex månader och titta på det som blivit kvar. Förmodligen blir det tydligare i det läget vilket material som kan raderas.

    Svenska kyrkan omfattas av en offentlighetsprincip och en skyldighet att bevara information till framtiden. Är du osäker på vad som ska diarieföras och eller arkiveras fråga din registrator eller ditt stift​

    Har du gammalt material som ska finnas kvar så bör det arkiveras

    Arkivera gammalt material.

    Flytta filer från G: till team i Teams

    Du behöver själv ladda upp filer från G: där ni tidigare sparat dem. Du som utför själva flytten behöver göra det på en bärbar- eller stationär dator. 

    I ett team kan du i en församling, pastorat eller annan arbetsgrupp bland annat samarbeta kring gemensamma filer. När du sparar filer i teams kommer du kunna

    • redigera i dem samtidigt som dina kollegor,
    • få inbyggd versions historik och
    • kommer även åt dem via Teams-appen i telefonen.

    Beskrivningen fungerar på samma sätt för organisatoriska team och vanliga team.     

    Förbered dig och de gemensamma filerna inför flytt till Teams 

    Det är klokt att tänka igenom några saker innan du flyttar era filer. 

    1. Flytta inte för stora mängder i taget. Flytta helst inte mer än en mapp åt gången, det är alltså klokt att flytta Undermapp 3 för sig och inte rekommenderat att flytta Undermapp 1 med Undermapp 2 och 3 i (se bild nedan). Var noga med att kontrollera att filerna flyttades ordentligt. Har du flyttat en hel mapp kontrollerar du detta genom att öppna mappen och sedan öppna dokumenten som flyttats över för att verifiera att dokumentet innehåller det den ska.
      Om du kan, använd dator eller laptop när du flyttar filerna. Det går att göra i filhanteraren men då behöver du vara extra försiktig och flytta färre filer åt gången.
      Om du kan, använd dator eller laptop när du flyttar filerna. Det går att göra i filhanteraren men då behöver du vara extra försiktig och flytta färre filer åt gången.

      Foto: Skärmdump

    2. Testa så de tunga filerna, till exempelvis .cad, fungerar att arbeta med i teamet innan du flyttar äver en stor mängd och många sådana.
    3. Testa också filer som inte är från officepaketet, till exempel InDesign och Publisher fungerar att arbeta med. 
    4. Ladda bara upp aktuella filer. Se detta som ett tillfälle att sortera och rensa bland dokument.
    5. Teams har begränsningar för hur djup mappstrukturen kan vara. Tre nivåer fungerar förutsatt att mapparna inte har extremt långa namn. Tänk igenom strukturen innan flytten. Det brukar vara fullt möjligt att undvika för djupa strukturer med mapp-i-mapp-i-mapp. 
    6. Innehåll som får sparas på G: får sparas i ett team. 
      Lär dig om vilke regler som gäller för att spara innehåll

    Observera att samtliga filer får datum som skapad och ändrad för det tillfälle den laddas upp. Tidigare datum visas alltså inte i fillistan i teamet​

    Flytta filer via utforskaren

    Utse en person som synkroniserar teamets dokument-mapp till sin utforskare för att flytta filer från G: till teamet direkt i utforskaren. Det gör flytten så stabil och säker som möjligt. 

    Följ instruktionen för hur du synkroniserar ett team till din utforskare – var noga med att förstå hur du slutar synkronisera om du inte längre vill ha mappen i din utforskare.

    Även här är det klokt att begränsa mängden som flyttas åt gången. Bryt ner det du vill flytta till enstaka mappar eller filer. 

    Om du kan, använd dator eller laptop när du flyttar filerna. Det går att göra i filhanteraren men då behöver du vara extra försiktig och flytta färre filer åt gången. 

    1. Öppna Utforskaren
    2. Högerklicka på den mapp eller fil du vill flytta och välj Kopiera
    3. I Utforskaren, gå till den platsunder Torssamfundet Svenska kyrkan (ikonen med små höghus) som du vill flytta din mapp till, högerklicka och välj Klistra in. 

      Foto: Skärmdump

    4. Om den mapp eller fil du klistrat in inte syns direkt efter att överföringen är klar – högerklicka i Utforskaren och välj ’Uppdatera’.
    5. Det är viktigt att du kontrollerar att alla filer laddats upp korrekt i teamet. För att på bästa sätt kontrollera detta, öppna Teams och ditt team. Där verifierar du att filerna går att öppna samt har rätt innehåll. 
    6. När du kopierat vald fil eller mapp till teamet är det viktigt att följa med i arbetssätet. Undvik att arbeta i olika filer genom att radera ursprungsfilen eller mappen på G: så snart du verifierat att flytten är komplett.
    7. Tips - ska du flytta stora mängder data, högerklicka på den kopierade mappen och välj Frigör utrymme. På så sätt undviker du problem med datorn som fungerar sämre när den är fylld.
      Frigör utrymme.
    8. Upprepa steg två för nästa mapp eller fil. 

    Arbeta vidare med hjälp av Teams

    Från och med nu kan du och dina kollegor alltid arbeta med filerna från teamet. Öppna och spara alltid dina filer från teamet. På så sätt säkerställer ni att ni arbetar på rätt ställe. Tänk på att

    • flyttade filer får flyttdagens datumstämpel​
    • flera användare har möjlighet att jobba i samma fil samtidigt. 

    Flytta filer från samverkansrum till Teams

    När du filtrerat bor innehållet i samverkansrummet som ska arkiveras och lämnas och på så sätt raderas är den säkrtaste flytten till Teams att göra det manuellt. För att förtydliga vilket innehåll som ska vart är det en fördel att skapa tre spearata mappar. Akriveras, lämnas och flyttas. 

    Flytta inte alla filer från samverkansrummet till Teams! Gå igenom dem först och flytta bara med det som är aktuellt. Teams är inte ett arkiv utan en arbetsyta för aktuella dokument.​

    Arkiveras - Lägg sådant som ska arkiveras samlat i denna map så vet du vart du har det. 

    Lämnas - Lägg innehåll som av olika anledningar inte ska med till Teams och inte heller behöver arkiveras i denna mapp. Det här innehållet kommer att lämnas kvar i rummet och raderas när rummet i framtiden stängs ner permanent.

    Flyttas - Lägg filer som du och dina kollegor behöver flytta med till Teams i denna mapp.

    Flytta mappen "Flyttas" till Teams

    Öppna tillfälligt ditt samverkansrum i Utforskaren på din datorn för att flytta filer genom att dra och släppa dem. På samma sätt som du haterar viler lokalt på din dator idag. 

    Börja med att synkronisera ditt team så du kan se filerna i Utforskaren. Observera att du behöver arbeta på en bärbar eller stationär dator (PC) för att det ska fungera. 

    A - Öppna filerna i samverkansrummet i Utforskaren

    1. Gå till Delade dokument-vyn i ditt samverkansrum i webbläsaren Edge.
    2. Klicka på de tre små prickarna högst upp till höger i webbläsaren för att öppna inställningarna.
    3. Välj "Läs in igen i Internet Explorer-läge".
    4. Gå till fliken Bibliotek (kan också heta Library) under den röda listen högst upp.
    5. Klicka på "Öppna i Utforskaren" (kan också heta "Open with Explorer").
    6. Fillistan öppnas nu i Utforskaren.

    B - Kopiera de filer du vill ta med till Teams

    1. Högerklicka på mappen/filen från samverkansrummet och dra den till rätt ställe i fillistan i Teams i Utforskaren.
    2. Släpp högerknappen när mappen/filen ligger på rätt ställe och välj Kopiera.

    C - Filerna och mapparna ska nu finnas i teamet.

    Filstrukturen i Teams

    Skapa inga mappar i roten av teamet (där mapparna General och mapparna som hör till kanalerna finns). Då är det svårt att hitta dem från Teams. Skapa heller inga mappstrukturer som är djupare än tre nivåer. Alltså General > Mappnivå 1 > Mappnivå 2 > Mappnivå 3. Det kan resultera i felmeddelanden eftersom sökvägen till den nedersta mappen blir för lång.

    Ersätt djup mappstruktur genom att använda den starka sökfunktionen i Teams. 

    Redaktör och innehållsansvarig
    Ulrika Ekberg, Kommunikationsavdelningen
    Ansvarig för intranätet Digital arbetsplats
    Ulrika Ekberg, Kommunikationsavdelningen
    Uppdaterad
    2022-06-15
    X
    Dokumentid: 1573949- Webid: 1395741 - Unitid: 2147483042