Din sökning gav 0 träffar

    Ett fel uppstod.
    Dölj bild

    Digital arbetsplats

    Användarregler för utvecklad digital arbetsplats

    I en första fas av utvecklad digital arbetsplats införst Microsoft 365. Här hittar du användarregler för kommunikationsvägar, hantering av teams och e-post samt lagring.

    Microsoft 365 är ett av våra viktigaste verktyg för kontorsuppgifter samt för samverkan och samarbete. Vårt arbete i Microsoft 365 omfattas, precis som vårt arbete i andra IT-system, av gällande regelverk såsom dataskyddsförordningen och skyldigheten att diarieföra. 

    Microsoft 365 är ett arbetsverktyg och installationspaketet får endast laddas ner till enheter som ska användas i tjänsten.

    Regler finns för att underlätta vårt arbete och tydliggöra hur vi använder dessa funktioner i Microsoft 365. Dessa regler ska genomsyra hur vi använder utvecklad digital arbetsplats. 


    Kommunikationsvägar

    Vi har med dagens teknik många vägar att kontakta varandra. Men hur vet vi vilken kommunikationsväg vi ska välja och när? Genom att bestämma vilken typ av kommunikation som hör vart, blir det lättare för oss att nå varandra och att samarbeta. Nedan finner ni en lista på kommunikationsvägar som finns inom organisationen och vilka generella regler som gäller.

    • Outlook ska användas till att skicka till externa kontakter, formella meddelanden och eventuellt längre utskick till de som inte finns samlade i Teams.
    • Teams används bäst för att föra dialog mellan individer eller inom grupper.
    • Organisatoriska teams ska användas till den interna dialogen, aktuella filer och samarbete
      Lär dig mer om de organisatoriska teamen i Teams.​
    • Vid konversationer som berör en arbetsgrupp, ett projekt eller motsvarande använder vi relevant kanal i Teamet som konversationen berör
    • Vid kommunikation mellan två personer använder du chatt-funktionen i Teams.
    • Vid konversationer mellan delar av ett Team eller en temporär grupp använder du gruppchatt i Teams.
    • För konversationer som inte rör en hel grupp använder du en individuell chatt.
    • Alla mötesbokningar ska innehålla en teamslänk om det inte finns ett uttalande om varför deltagarna behöver befinna sig på plats.
    • Yammer är ditt verktyg för nätverkande kring ett område. Här kan du utbyta erfarenheter och samarbeta med kollegor som har liknande yrkesroll, intresse eller arbetsuppgifter.
    • Intranätet är det inomkyrkliga kommunikationsnavet där innehållet är relevant för mottagare från olika delar av Svenska kyrkan.

    Teams

    • ​Använd Teams som primär informations- och samarbetsplattform för vår enhet, avdelning, projekt eller arbetslag. Intranätet, som är navet i den inomkyrkliga kommunikationen, används för information som berör större mängder av mottagare såsom flera delar av Svenska kyrkan.
    • För konversationer eller använder chatten i Teams i stället för att skicka e-post och ger respons genom att använda ”svara” för att skapa konversationstrådar. När information eller frågor är riktade till specifika personer, använder vi oss av @-omnämnd för att det ska bli tydligare för den det gäller.
      För konversation eller använd chatten i Teams.
    • Använd de olika statusarna (tillgänglig, upptagen, stör ej) i Teams, utöver kalendern i Outlook, för att signalera till våra kollegor om vi är tillgängliga eller inte vill bli störda. Det går till exempel att välja statusen off-line när du slutat för dagen. Observera att du bör lägga in din semester och ditt frånvaromeddelande för att visa att du inte är tillgänglig under en period.
      Använd statusen i Teams.
    • Ha notifikationer på för de teams och kanaler där aktivt arbete pågår och ta själv ansvar för att titta igenom övriga team och kanaler för att hålla oss uppdaterade på vad som pågår i dem.
    • Samverkansrum på intranätet används så länge det finns medlemmar i samverkansrummet som inte har tillgång till Microsoft 365. När medlemmarna i ett samverkansrum har Microsoft 365 ska arbetet och nödvändig information flyttas till Teams så att samverkansrummet kan stängas.​  

    Hantera team i Teams

    ​Ett team skapas med appen Skapa teams. Undantaget är ditt organisatoriska team som skapas automatiskt för alla ekonomiska enheter. Ansvarig skapar team för sina församlingar, avdelningar, verksamhetsområden och så vidare.

    Skapa ett team i Teams.

    Följande kriterier behöver vara uppfyllda för att få skapa ett team: 

    • Om ni är få bör du istället använda Teams gruppchatt, OneNote och/eller en fristående Planner för gemensamma uppgifter. Det måste alltid vara minst två personer i ett team som är ägare. 
    • Teamet är till för ett samarbete med ett större arbetslag och/eller ett långsiktigt/omfattande samarbete/projekt/event. För kortare samarbeten rekommenderas Teams gruppchatt, OneNote och/eller en fristående Planner för gemensamma uppgifter.
    • Ägarna av teamet ansvarar för att beskrivningen inkluderar teamets syfte och hur det ska användas.  
      Dessutom
    • Ett team ska namnges på ett sådant sätt att det framgår vad syftet är. 
    • Teams ska vara ”privata”. ”Offentliga” team behöver godkännas innan de kan skapas. 
    • Vid avslut av anställning ska skapade team överlämnas till ansvarig chef eller till av chefen utpekad.
    • Organisatoriska team innehåller initialt kanalerna allmänt, dialog, ekonomi och möten. Flikarna som skapas automatiskt är inlägg och filer.
    • Vid behov lägger teamets deltagare till andra appar än de som kommer som standard och håller sig då till Microsofts utbud. Först när Microsofts appar inte har funktionen vi söker väljer du en tredjepartslösning. Rekommenderat är att den som skapat teamet lägger till dokument och filer som är relevanta för teamet under fliken ”Filer” för lätt åtkomst.
    • Team som har varit inaktiva i 6 månader kommer att stängas. Aktivitet kan vara att nytt material laddats upp, redigerats, laddats ner eller delats. Aktivitet kan också vara att medlemmar besökt någon av kanalerna till teamet. Detta gäller dock inte organisatoriska team som existerar så länge den ekonomiska enheten finns.
      Det finns fortfarande möjlighet att förnya teamet även om det inte funnits något aktivitet i det. Det gör du via det e-postmeddelande som går ut till dig som teamsägare. Meddelandet skickas ut 30 dagar innan utgångsdatum med en påminnelse två veckor innan och slutligen en dag innan teamet stängs. Detta gäller inte ditt organisatoriska team. 
    • Ett team är inte ett diariesystem. Svenska kyrkans handlingar och allmänna handlingar som lagras i ett team ska därför även diarieföras i Public 360 Eller det diariesystem som din församling eller ditt pastorat använder.
      Diarieför handlingar i Public 360.

    Ett team är inte en långsiktig lagringsyta, ett arkiv. När ett team avslutas ska informationen i teamet gås igenom och Svenska kyrkans handlingar och allmänna handlingar som inte redan diarieförts ska diarieföras och arkiveras.

    ​Lagring

    Det kan lätt bli rörigt på hårddiskarna och i molnlagringen vid en organisation och att behöva leta efter dokument och filer tar tid. Med tydliga direktiv för de olika lagringsytorna, hur vi namnger filer och hur vi delar dem med varandra, kan vi undvika att det blir rörigt i lagringen, minska antalet dubbletter och frigöra tid till annat. 

    • Spara personliga arbetsfiler  i OneDrive
      Spara i OneDrive
    • Spara i första hand gemensamma arbetsfiler och OneNote anteckningsböcker i relevant team.
      Jobba i OneNote.
    • En miljö för filer som nu sparas på G: är under utarbetning. Du kan redan nu rensa sådant som inte ska ligga där och flytta filer som aktivt används. 
    • Svenska kyrkans handlingar och allmänna handlingar ska diarieföras i Public 360 eller det diariesystem som din försaling eller ditt pastorat använder. Handlingar som diarieförs får även lagras i OneDrive, Teams eller på SharePoint. För mer information om diarieföring och arkivering vänd dig till din registrator eller arkivarie.
    • Material som omfattas av själavårdssekretess enligt 54 kap. 1§ kyrkoordningen får inte sparas vare sig på OneDrive, Teams eller SharePoint. 
      Förbud mot lagring av information som omfattas av själavårdssekretess.
    • Dataskyddsförordningens regler om behandling av personuppgifter ska följas även när det gäller lagring i OneDrive, Teams eller Sharepoint. Samma information som får sparas i din H-katalog eller i den gemensamma G-katalogen får sparas i OneDrive, Teams eller Sharepoint. För mer information om detta vänd dig till din dataskyddsorganisation.
      Följ regler om behanding av personuppgifter även när det gäller lagring i Teams, OneDrive eller Sharepoint

    E-post och kalender

    För att underlätta hanteringen av e-post och frigöra tid behövs gemensam förståelse för hur e-posten ska användas. 

    • E-post ska användas till att skicka till externa kontakter, formella meddelanden och eventuellt längre utskick till de som inte finns samlade i Teams. 
    • Bifoga filer som länk istället för att bifoga kopior
    • Ge respons på inkommen intern och extern e-post inom 48 timmar. Med respons innebär att vi meddelar att vi mottagit e-posten och ger information om när vi senast kan tänkas återkomma med svar i frågan. 
    • Använd autosvar vid ledighet, sjukfrånvaro eller kommer att ha begränsad möjlighet att läsa vår e-post under 24 timmar eller mer. 
    • CC e-post är endast för kännedom. Vi kan inte förvänta oss att personer som läggs till i Kopia ska agera på denna e-post. Om personer förväntas agera, ska de ligga i Till.
    • Använd CC:/Kopia med sparsamhet. 
    • Använd @-omnämnd i e-post för att uppmärksamma eller när en person förväntas utföra något. När någon förväntas utföra något anger vi också tydligt vad som ska utföras och när vi förväntar oss svar. Vi inkluderar tidigare mailkonversationer direkt i e-posten som personen kan tänkas behöva och länkar till eventuella dokument.
    • Undvik att svara alla vid gruppmejl. Svara endast dem som berörs. Vid behov informera om att alla inte får svar. 
    • Skicka inte ut massmail via Outlook utan delar information som berör grupper i Teams och det som berör en stor grupp mottagare via Intranätet.
    • Vi har en tydlig signatur i e-posten, vilken ger mottagaren information om vilken roll man har och vilka kontaktuppgifterna är.
      Skapa en signatur i din e-post

    Kalender

    • Kalender i Outlook eller Teams är huvudkalender och ska återspegla din situation –  ledig eller upptagen.
    • Använd kalendern för att boka möten och sköta den egna tidsplaneringen. Visa som-funktionen för att visa din tillgänglighet.
    • Det ska alltid finnas syfte och agenda i mötesinbjudningar. Gör handlingar som behövs för ett möte tillgängliga genom länkar i kalenderbokningen. Kalla endast relevanta deltagare.
    • Det ska alltid finnas en teamslänk i inbjudan för att erbjuda flexibelt deltagande. Om majoriteten förväntas delta på plats framgår detta i kallelsen. 
      Skapa en möteskallelse för att bjuda in till ett möte


    Redaktör
    Ulrika Ekberg, Kommunikationsavdelningen
    Innehållsansvarig
    Magnus Edin, Kyrkokansliet
    Ansvarig för intranätet Digital arbetsplats
    Ulrika Ekberg, Kommunikationsavdelningen
    Uppdaterad
    2021-06-28
    X
    Dokumentid: 1467932- Webid: 1395741 - Unitid: 2147483042