Din sökning gav 0 träffar

    Ett fel uppstod.
    Dölj bild

    Digital arbetsplats

    Använd Microsoft 365 i Svenska kyrkan

    Microsoft 365 består av viktiga verktyg för arbetsuppgifter samt för samverkan och samarbete. Microsoft 365 fungerar även bra i mobilen.

    Friheten att använda verktygen som applikationer i datorn, via office.com eller direkt i mobilen bidrar till att vi kan arbeta så flexibelt som möjligt. Det gäller oavsett om du arbetar med kontorsuppgifter i datorn eller oftast är på språng och föredrar mobilen.

    Arbete i Microsoft 365 omfattas, precis som vårt arbete i andra it-system, av de regelverk som gäller. Till exempel dataskyddsförordningen och skyldigheten att diarieföra.  

    Microsoft 365 är ett arbetsverktyg och installationspaketet får endast laddas ner till enheter som ska användas i tjänsten.   

    Stödet för att hitta bästa sättet att använda verktygen finns för att underlätta vårt arbete och tydliggöra hur vi använder dem och dess funktioner.  

    Ta del av tabellen för vilket verktyg som passar bäst för att göra det du vill göra

    Använd gärna länkarna för att gå direkt till det verktyg du undrar över

    Se filmen om att matcha det du vill göra smartast i Microsoft 365. Den visades i montern på Svenska kyrkans digitala kommunikationsdagar, Digikom i april 2022.

    Teams

    Microsoft Teams är ett nav för samarbete genom chatt, möten och filer. Använd Teams för

    • samarbete inom en specifik gruppering,
    • chatt, möten och lagring av gemensamma filer i ett team,
    • dagligt arbete med dina kollegor,
    • få tag på en kollega snabbt,
    • att diskutera med dina närmsta kollegor och
    • när det är bra om flera tar del av informationen.

    Ta del av lathundar och manualer för det konkreta stödet i hur Teams fungerar.​

    Behov Teams kan lösa, kommunikationsstil och vad du med fördel bör använda Teams till

    Teams löser till exempel behov när du

    • ska starta upp ett nytt projekt och behöver en plats att samarbeta och kommunicera, på. Vi skapar då ett team och bjuder in medlemmarna till teamet,
    • har behov av att sprida interna nyheter (Organisatoriska team),  
    • kan mötas digitalt i teamsmöten även när vi inte befinner oss på samma plats​ och när
    • jag vill snabbt få svar från en kollega så jag skriver ett chattmeddelande till hen.  

    Kommunikationsstil

    • Fungerar bäst för en liten till medelstor grupp.
    • Tonen är informell.
    • Verktyg där användare förväntar sig snabba svar.
    • Bra för informations- och kunskapsspridning.

    Att göra i Teams

    • Korta frågor som tidigare skickades över mejl kan i stället göras som en chatt i Teams.
    • Tagga berörda personer i inlägg.
    • Se till att underhålla Teamen, gamla Team bör tas bort om de är inaktiva.
    • Se till att underhålla chattgrupper med många medlemmar, behöver alla vara med? Ta bort eller gå ur annars.
    • Skapa kanaler för att fokusera diskussioner och material, skapa tydliga namn på kanalerna.
    • Använd statusfunktionen för att markera när du är tillgänglig/otillgänglig.

    Att tänka på med Teams

    Undvik att använda Teams till

    • Undvik för stora chattgrupper, då passar det bättre att göra ett inlägg i teamet​.
    • Ring inte upp kollegor som är rödmarkerade​.
    • Kommunikation som berör många bör hållas i andra kanaler (tex. Yammer och på Kornet).
    • Tagga inte hela kanaler om inlägget inte är relevant för alla​

    Organisatoriskt team

    De organisatoriska teamen är en del av den nya intranätslösningen och ersätter församlings-, pastorats-, stiftskansli- och kyrkokansliintranäten. Organisatoriska team används när

    • nyheter ska delas inom församlingen eller pastoratet,
    • det finns något att berätta/dela inom församlingen eller pastoratet och
    • för filer som är gemensamma inom församlingen eller pastoratet.

    Behov organisatoriska teamet kan lösa, kommunikationsstil och vad du med fördel bör använda organisatoriska teamet till 

    Exempel på behov det organisatoriska teamet löser

    • Nå ut med nyheter och information till alla inom församlingen, pastoratet, stifts- och stiftskanslien – även de som jobbar ”på språng”.
    • En plats för gemensamma dokument där medarbetarna har tillgång utan extra administration.

    Kommunikationsstil

    • Möjlighet till mer formella nyheter i Allmänt kanalen.
    • Informell ton i övriga kanaler (Dialog etc.
    • Bra för informations- och kunskapsspridning.

    Gör i organisatoriska teamet

    • Dela information och nyheter inom församlingen eller pastoratet.
    • Samarbeta och kommunicera inom församlingen eller pastoratet.
    • Sprida information från ledning till församlingens eller pastoratets medarbetare.

    Att tänka på med organisatoriska team

    ​Undvik att använda organisatoriska team till

    • Dela information med organisationen utanför församlingen och pastoratet.
    • Upprepa information som finns publicerad på Kornet.

    När det organisatoriska teamet skapas finns församlingens eller pastoratets förtroendevalda med som medlemmar. Ska de inte finnas med och ta del av informationen i det sammanhanget kan den som administrerar behörighetswebben lokalt ta bort dem. 

    Kontakta kanslistöd för att byta eller lägga till ägare för det organisatoriska teamet

    Bygg upp och använd ditt lokala organisatoriska team

    Kornet

    Kornet är den gemensamma, inomkyrkliga, delen av Svenska kyrkans nya intranätslösning. Här tillgängliggörs information som är av intresse för majoriteten av Svenska kyrkan, här finns nyheter av allmänintresse (som även kan kommenteras).

    Startsidan på Kornet är personaliserad. Det innebär att informationen som syns på startsidan utgår från var man är anställd, vilka system man behöver ha tillgång till och vilka ämnen man väljer att följa.

    Kornet lanseras i oktober 2022.

    Behov som Kornet kan lösa, kommunikationsstil och vad du med fördel bör använda Kornet till

    Kornet används för att ta del av

    • nyheter utanför den egna församlingen eller pastoratet, 
    • inomkyrklig information och för att
    • prenumerera på information som du som individ är intresserad av och 
    • enkelt hitta genvägar till verktyg som används i det dagliga arbetet​.

    Kornet löser behovet när du

    • behöver hitta information runt ett specifikt ämne till exempel konfirmation, diakoni,
    • övergripande information kombinerat med det som är specifikt för mitt stift,
    • vill ha ett tydligt ställe där jag hittar nyheter för intressanta ämnen och enkel tillgång till verktyg jag behöver,
    • vill ha notiser om viktig information och
    • vill få en sammanställning över alla nyheter som känns viktiga för dig.

    Kommunikationsstil på Kornet

    • Tonen är tämligen formell.
    • Sändning till många.
    • Bra för informationsspridning.

    Att tänka på med Kornet 

    Att inte göra på Kornet

    • ​Ta del av information och lokala nyheter 

    Kom ihåg att du hittar nyheter och information från pastorat och församling i organisatoriska teamet.

    Lär dig om Kornet, det inomkyrkliga verktyget i Svenska kyrkans intranätslösning

    ​Resursbanker

    I en resursbank samlas information och material kring ett tydligt definierat ämne. Det kan handla om förslag på aktiviteter eller tips på hur du anordnar en kampanj. Resursbankerna används

    • För att sprida information och material till ideella, förtroendevalda och anställda medarbetare.​

    Behov resurbanker kan lösa, kommunikationsstil och vad du med fördel bör använda resursbanker till 

    Exempel på behov som en resursbank löser

    • Enkelt hitta samlad information kring ett specifikt ämne.

    Kommunikationsstil

    • Formell ton
    • Sändning till många – även gäster​

    Att göra i en resursbank

    • Ta del av samlad information och material runt ett definierat ämne
    • Ta del av idéer för aktiviteter​.

    Att tänka på med resursbanker 

    I en given resursbank kan du endast ta del av och sprida information som rör det definierade ämnet. ​

    Du behöver logga in till resursbanken med din @svenskakyrkan.se-adress och licens till Microsoft 365. Har du ingen @svenskakyrkan.se-adress kan du ansöka om en gästlicens.

    Lär dig om resursbanken för Lärande och undervisning

    OneDrive

    OneDrive är lagringsplatsen för dina personliga arbetsdokument, filer som du tidigare sparat i Mina dokument eller H: är filer som du med fördel kan spara i din OneDrive. I din OneDrive sparas alltså utkast och filer som du har eget ägandeskap över/har lågt intresse för andra inom församlingen/pastoratetet. Använd OneDrive för att

    • spara utkast och personliga arbetsfiler
    • dela dokument, som du äger, med enskilda kollegor så att ni kan arbeta i samma version av filen och slipper olika lokala kopior​

    Behov som OneDrive kan lösa, kommunikationsstil och vad du med fördel bör använda OneDrive till 

    Exempel på behov som OneDrive löser

    • Lagring för personliga filer och utkast
    • Automatisk versionshantering
    • Undvika flera kopior av samma dokument

    ​Att göra i OneDrive

    • Lagra personliga filer
    • Lagra utkast till dokument
    • Dela filer med utvalda kollegor för feedback

    Att tänka på med OneDrive

    Undvik att dela filer från din OneDrive med ett helt team, lägg istället filerna i ert gemensamma team där alla har ägande av filerna. Gemensamma filer ska inte lagras i en personlig OneDrive. 

    För dig som arbetar på tunn klient eller i fjärrskrivbordet saknas viktig funktionalitet för att OneDrive ska fungera som förväntat, full funktionalitet i fjärrskrivbordet beräknas finnas på plats i april 2022. Rekommendation är därför att fortsätta befintligt arbetssätt på H: till dess att funktionaliteten är på plats.​

    Gå till lathundar och manualer för att lära dig hur du använder OneDrive

    Outlook

    Outlook fortsätter vara e-postprogrammet i Svenska kyrkan. E-post ska dock främst användas vid formella konversationer med parter utanför organisationen – och till dem i Svenska kyrkan som ännu inte gått med i Microsoft 365. Du kan även skicka mötesinbjudningar och administrera kalendern. Outlook används för att

    • skicka e-post, kalenderinbjudan, mötesinbjudan
    • administrera kalender, planera arbetsdagen, semester osv och när
    • du ska kommunicera med externa parter 
    • tiden inte är avgörande och 
    • du vill bjuda in till möten​

    Behov Outlook kan lösa, kommunikationsstil och vad du med fördel bör använda Outloot till

    Exempel på behov som Outlook löser

    • Du behöver kommunicera med en extern leverantör
    • När du behöver kommunicera med medarbetare inom Svenska kyrkan som ännu inte har Microsoft 365

    Att göra i Outlook

    • Skriva formella mejl
    • Skicka till externa mottagare
    • Formulera dig tydligt i ämnesraden
    • Om en handling uppmanas, skriv det i ämnesraden
    • Var kort och koncis i texten
    • Skicka endast meddelandet till de som bör läsa det
    • Lägg till de som du väntar svar från i till-raden och de som endast behöver läsa som cc
    • Synliggöra din tillgänglighet genom att hålla din kalender uppdaterad​

    Kommunikationsstil

    • Formell ton
    • Långsam kommunikation
    • Fungerar till enskilda individer och mindre grupper​

    Kom igång med Outlook som en del i Microsoft 365

    Att tänka på med Outlook

    Undvik Outlook för

    • diskussioner och meddelanden som du förväntar dig snabba svar på. Behöver du ett svar direkt – testa att ta kontakt via Teams
    • att ”Svara alla” när det är många mottagare av ett mejl (såvida det inte berör alla) och 
    • att bifoga presentationer och dokument som kopior, använd i stället delningsfunktionen.
    • Använd (!) viktigt-funktionen sparsamt
    • Personuppgifter eller övrig känslig information bör inte skicka via e-post.  

    Tänk på att kalendern i Outlook är samma kalender som också speglas i Teams och styr hur din digitala tillgänglighet visas.  ​

    Yammer

    Yammer är ett socialt nätverk för organisationer och företag. Här kan man diskutera och sprida idéer genom inlägg, få svar på frågor och skapa omröstningar.​ Yammer används för att

    • dela kunskaper och insikter
    • ställa frågor
    • lyfta fram medarbetare och kollegor
    • sprida kunskap som många har nytta av
    • sprida kunskap över organisatoriska gränser

    Behov Yammer kan lösa, kommunikationsstil och vad du med fördel bör använda Yammer till

    Exempel på behov Yammer löser

    • Nätverkande mellan kollegor från olika delar av Svenska kyrkan baserat på exempelvis roll, ämne eller intresse
    • Kunskapsdelning utanför den egna församlingen eller pastoratet
    • Samverkan baserat på ämne och intresse
    • Diskutera och sprida idéer
    • Få svar på frågor och information genom omröstningar

    Kommunikationsstil

    • Tonen är informell
    • Bra för informations- och kunskapsspridning
    • Tämligen snabb kommunikation
    • Bra för att kommunicera med stora grupper

    Att göra i Yammer

    • Ställ frågor som du tror att många har nytta av att få svar på
    • Dela gärna med dig av nyvunna kunskaper till nätverket
    • Använd beröm-funktionen för att hylla/lyfta kollegor
    • Följ kollegor för att se deras inlägg i ditt flöde
    • Kommentera gärna och sprid information till dina kollegor
    • Använd funktionen markera som bästa svar för att lyfta ett svar på en fråga
    • Om en fråga redan har besvarats en gång tidigare, länka till detta svar

    Att tänka på med Yammer

    Undvik Yammer för supportärenden, de hör hemma hos Kanslistöd. Frågor i Yammer bör bli besvarade. Använd @-funktionen för att påkalla uppmärksamhet från någon som kanske kan svaret​.

    Lär dig om nätverkande i Yammer

    OneNote

    För digitala anteckningar är OneNote det mest lämpliga verktyget. OneNote kan användas för personliga anteckningar men även för gemensamma. OneNote används

    • som digital anteckningsbok
    • för minnesanteckningar.

    Behov OneNote kan lösa och vad du med fördel bör använda OneNote till

    ​Exempel på behov som OneNote löser

    • Gemensamma minnesanteckningar från möten
    • Tydliga anteckningar för dig som individ eller teamet

    Att göra i OneNote

    • Föra och dela minnesanteckningar
    • Förberedelser inför möten

    Att tänka på med OneNote

    Undvik i OneNote dela din privata anteckningsbok. Observera också att det är möjligt att ha flera olika anteckningsböcker för att möta olika typer av behov.  ​

    Gå till lathundarna för OneNote

    Tasks (by Planner and To Do) 

    Verktyget Task kan stötta gruppen, exempelvis din församling eller arbetsgrupp, i arbetet med uppgiftsplanering. När vi använder Tasks underlättar vi det gemensamma arbetet genom att på ett enkelt och tydligt sätt synliggöra och tydliggöra vad som ska göras, vem som ska göra det och när det ska vara klart. Tasks används för att

    • gemensamt planera och synliggöra uppgifter i en planeringstavla
    • tilldela uppgifter till olika individer

    Behov Tasks löser, kommunikationsstil och vad du med fördel bör använda Tasks till 

    Exempel på behov som Tasks löser

    • Skapa struktur bland gemensamma arbetsuppgifter
    • Tillgängliggöra uppgifter i mobilen
    • Enkelt markera uppgifter som slutförda utan att behöva återrapportera via mejl

    Att göra i Tasks

    • Skapa uppgifter
    • Tilldela personer uppgifter
    • Kategorisera uppgifter genom att använda olika buckets, etiketter, anteckningar med mera.  

    Att tänka på med Tasks

    Undvik att skapa egna personliga uppgifter som enbart rör ditt eget arbete. Använd istället To Do. 

    Observera att en planeringstavla kan med fördel skapas som en flik i ett team, alla teamets medlemmar har då automatisk tillgång till tavlan. Det finns ingen papperskorg i Tasks, raderar du ett kort så finns det ingen möjlighet att återställa det.​

    To Do

    För att planera dina egna personliga uppgifter finns verktyget To Do. To Do hjälper dig att få en snabb överblick av uppgifter du själv lagt till, e-post du flaggat i Outlook samt uppgifter du tilldelats i gemensamma planeringstavlor så att du enkelt kan planera och prioritera din arbetstid. To Do används

    • För att planera och synliggöra dina egna personliga uppgifter
    • För att skapa egna planeringslistor​

    Behov som To Do kan lösa och vad du med fördel bör använda To Do till

    Exempel på behov som To Do löser

    • Skapa struktur bland personliga arbetsuppgifter
    • Få en samlad bild av uppgifter du själv skapat, tilldelats och e-post du flaggat i Outlook
    • Få tillgång till dina uppgifter i mobilen

    Att göra i To Do

    • Skapa uppgifter
    • Skapa planeringslistor
    • Tydliggör dina uppgifter genom att datumsätta, lägga till steg, en beskrivning med mera.

    Att tänka på med To Do

    Obesrvera att det saknas papperskorg i To Do, raderar du ett kort så är det, med allt innehåll, borta. 

    Det går bra att dela planeringslistor i To Do med kollegor som du vill ska kunna arbeta i listan med dig. Vill du däremot ha möjlighet att arbeta med en större grupp, ett stort antal etiketter och att kunna gruppera uppgifterna är rekommendationen att i stället skapa en gemensam Task (by Planner and ToDo).

    Forms

    Forms är ett mångsidigt verktyg som fyller olika funktioner beroende på v ar i Microsoft 365 du använder det. Du kan skapa webbaserade enkäter, fomulär och/eller frågetest i Forms i webbläsaren. Använder du Forms i teamsmöten kan du istället skapa interaktiva möten genom ordmoln, frågetest eller omröstningar. 

    Forms används för att

    • konvertera PDF-formulär till webbaserade formulär
    • göra en digital undersökning - fungerar både internt och extern och
    • skapa internativa teamsmöten där deltagare får svara på frågor, testa sina kunskaper eller bidra till ett ordmoln. 

    Behov som Forms kan lösa och vad du med fördel bör använda Forms till

    Exempel på behov som med fördel löser sig med hjälp av Forms:

    • Skapa webbaserade enkäter, forulär och/eller frågetest
    • Skapa ordmoln, frågetest eller omrösningar i teamsmöten.

    Att göra i Forms

    • Samla in information
    • skapa interaktiva möten
    • effektivisera beställningar
    • ett formulär där flera ska kunna ta del av svaren kan med fördel flyttas til ett gemensamt team och ägandeskap.

    Att tänka på med Forms

    Observera att du bör radera informationen när den inte längre är relevant. 

    Om ett formulär enbart ska vara tillgängligt för personer med @svenskakyrkan.se-konto att fylla i är det fullt möjligt att registrera vem som fyllt i formuläret. Ett formulär som ska kunna fyllas i av vem som helst, oberoende av epost, kan inte(!) automatiskt registrera vem som fyllt i. 

    Stötta kollegorna att välja rätt verktyg för sitt behov

    Bidra till att fler av kollegorna får del av stödet i att välja rätt verktyg och kunna använda Microsoft 365 till effektivisera arbetsuppgifter. Ladda ner den utskriftbara presentationen. Kanske har ni en anslagstavla där du kan sätta upp tips om ett verktyg per vecka.

    Foto: Skärmdump

    Foto: Skärmdump

    Du kan också välja att samla alla verktyg och lägga på det gemensamma lunchbordet. ​

    Ladda ner och skriv ut presentationen om hur du använder verktygen smartast

    Skapad:2020-02-25 13:17:00

    Följ dessa steg för att komma igång med din utvecklade digitala arbetsplats och börja använda Microsoft 365 (tidigare Office 365).

    Kom igång med din digitala arbetsplats

     

    Verktygen kompletterar varandra

    För att bryta ner hur verktygen i Microsoft 365 kompletterar varandra underlättar det att titta utifrån de behov vi har av att använda dem. Ibland behöver jag, som individ, förvara de filer jag arbetar i någonstans, ibland har jag behov av samarbete med mina nära kollegor eller till kanske vill jag nätverka med andra med liknande arbetsuppgifter. 

    Vi behöver tänka kring vem som har behovet av att hantera eller samarbeta kring filer för att förstå vilket verktyg vi ska använda och "vart vår fil ska bo".

    Jag:et

    Är det mitt dokument som jag ska äga då ska det bo i min personliga OneDrive (se jag i bilden nedan).

    I vissa fall är det mitt dokument som jag ska äga men jag vill också ha återkoppling på innehållet från till exempel en chef eller kollega. Då är det överflödigt att flytta dokumentet till ett team för hela enheten. Istället ska jag delar dokumentet direkt från min OneDrive så att min kollega får tillgång till det specifika dokumentet.

    Dela en fil från OneDrive 

    Vi:et

    Dokument som tillhör mitt projekt eller min enhets ska det bo i det team i Teams där vi alla delar ägandeskapet. I Teams kan vi samarbeta, spara gemensamma arbetsdokumet, planera, chatta och hålla möten (se vi i bilden nedan). 

    Arbeta med filer i Teams

    En karta över vilka verktyg som passar bäst beroende på vem som har behovet. Jag, vi, oss eller organisationen.

    Foto: Tora Grufstedt

    Oss:et

    Det uppstår regelbundet tillfällen när vi behöver komma i kontakt med kollegor som arbetar med liknande frågor som oss själva även om vi inte har några sådana kollegor inom vår närmaste arbetsplats. Det kan vara en chef som vill bolla idéer med andra chefer, en kommunikatör som söker inspiration inför att ställa om från en analog till en digital adventskalender, en vaktmästare som behöver råd kring att putsa repigt kyrksilver. I dessa, och liknande situationer, behöver vi våra nätverk för att samarbeta och utbyta kunskap. Detta kommer att fungera bäst i Yammer (se oss i bilden ovan). 

    Lär dig mer om Yammer som nätverkskanal

    Organisationen Svenska kyrkan

    Viss information behöver alla i Svenska kyrkan ha tillgång till. Den ska ligga publikt för alla med möjlighet att logga in i Microsoft 365. Denna typ av innehåll kommer att landa i dden del av den nya intranätslösningen som kallas Kornet, bygger på Sharepoint Online (se organisationen i bilden ovan). 

    Lär dig om Kornet, en delen av Svenska kyrkans nya intranätslösning för information över församlings- och pastoratsgränserna.  

    Redaktör och innehållsansvarig
    Ulrika Ekberg, Kommunikationsavdelningen
    Ansvarig för intranätet Digital arbetsplats
    Ulrika Ekberg, Kommunikationsavdelningen
    Uppdaterad
    2022-06-14
    X
    Dokumentid: 1460517- Webid: 1395741 - Unitid: 2147483042