Din sökning gav 0 träffar

    Ett fel uppstod.
    Dölj bild

    Arbetsgivarorganisationen

    Hantering av personuppgifter

    Svenska kyrkans arbetsgivarorganisation värnar om din personliga integritet och eftersträvar alltid en hög nivå av dataskydd (till exempel skulle vi aldrig sälja dina personuppgifter till ett annat företag). Här beskriver vi hur vi samlar in och använder din personliga information samt vilka rättigheter du har och hur du kan använda dem.

    Vad är en personuppgift och vad är behandling av personuppgifter?

    Personuppgifter är all slags information som direkt eller indirekt kan hänföras till en fysisk person som är i livet. Till exempel kan bilder och ljudupptagningar som behandlas i en dator vara personuppgifter även om inga namn nämns. Krypterade uppgifter och olika slags elektroniska identiteter (exempelvis IP-nummer) är personuppgifter om de kan kopplas till fysiska personer.

    Behandling av personuppgifter är allt som sker med personuppgifterna. Varje åtgärd som vidtas med personuppgifter utgör en behandling, oberoende av om den utförs automatiserat eller ej. Exempel på vanliga behandlingar är insamling, registrering, organisering, strukturering, lagring, bearbetning, överföring och radering.

    Medlemskapet innebär ett avtal med arbetsgivarorganisationen

    I 34 kap. 6 § kyrkoordningen anges att församlingar, samfälligheter, stift och nationell nivå ska företrädas av Svenska kyrkans arbetsgivarorganisation att bl.a. teckna kollektivavtal. Medlemmarna i Svenska kyrkans arbetsgivarorganisation är juridiska personer – Svenska kyrkans arbetsgivare.

    För att fullgöra vårt uppdrag som arbetsgivarorganisation och uppfylla det avtal som medlemskapet innebär måste Svenska kyrkans arbetsgivarorganisation behandla personuppgifter från företrädare för dessa juridiska personer. Företrädare för arbetsgivaren kan vara kyrkorådet, kyrkoherden eller andra personer i ledande ställning.

    Vem är ansvarig för de personuppgifter vi behandlar?

    Personuppgiftsansvarig kallas den som bestämmer varför och hur personuppgifter ska behandlas. En personuppgiftsansvarig kan till exempel vara en kommun, myndighet, organisation eller ett företag.

    Svenska kyrkans arbetsgivarorganisation ansvarar för de personuppgifter vi behandlar. Organisationsnummer är 802002-6160. Adress: Box 4312, 102 67 Stockholm.

    Om du har frågor om dina personuppgifter kan du kontakta oss på dataskydd.arbetsgivare@svenskakyrkan.se.

    Om förändringar i personuppgiftsbehandlingen

    Vi kan komma att göra ändringar i vår personuppgiftshantering. Uppdaterad information finns alltid på arbetsgivarorganisationens öppna intranätplats internwww.svenskakyrkan.se/arbetsgivare. På vår externa webbplats www.svenskakyrkan.se/arbetsgivare finns alltid en länk till informationen på intranätet.

    Vid uppdateringar som är av avgörande betydelse för vår behandling av personuppgifter (exempelvis ändring av angivna ändamål eller kategorier av personuppgifter), eller som kan vara av avgörande betydelse för dig, får du information via e-post i god tid innan uppdateringarna börjar gälla. Där förklarar vi även innebörden av uppdateringarna och hur de kan påverka dig.

    Vilka personuppgifter samlar vi in om dig och i vilket syfte?

    Svenska kyrkans arbetsgivarorganisation har inget eget medlemsregister, utan använder Svenska kyrkans gemensamma register och kommunikationsverktyg Kyrksam. Där hanteras organisation liksom personer som på olika sätt är aktiva inom Svenska kyrkan. Kyrksam  uppdateras av respektive församling/pastorat/stiftskansli för de egna anställda och förtroendevalda. I Kyrksam registreras många olika uppgifter, men vi hämtar endast ut de uppgifter som krävs för att vi ska kunna utföra vårt uppdrag att företräda Svenska kyrkans församlingar, pastorat och stiftskanslier som arbetsgivare och som huvudmän för begravningsverksamheten. Endast ett fåtal personer på arbetsgivarorganisationen har tillgång till Kyrksam. Dessa personer har bara behörighet att hämta ut de uppgifter som vi har rättslig grund att hantera, i enlighet med Kyrksams behörighetssystem.

    Den demokratiska processen i Svenska kyrkans arbetsgivarorganisation

    För att administrera den demokratiska processen i Svenska kyrkans arbetsgivarorganisation, behandlas följande personuppgifter:

    • namn
    • personnummer
    • adress (e-post och/eller postadress)
    • telefonnummer
    • nomineringsgrupper
    • stiftstillhörighet.

    Uppgifterna hämtas från Kyrksam, från respektive församling/pastorat/stiftskansli och/eller från individen själv.

    Uppgifterna sparas och används för att skicka ut kallelser och information till de förtroendevalda.

    Behandlingen av personuppgifterna är nödvändig för att tillgodose arbetsgivarorganisationens och medlemsorganisationens intresse av att hantera föreningens demokrati. Detta berättigade intresse tillsammans med det avtal som medlemskapet innebär utgör en rättslig grund för oss att behandla personuppgifterna.

    För att vara valbar till Svenska kyrkans arbetsgivarorganisations fullmäktige måste personen vara valbar som förtroendevald enligt Kyrkoordningen. Eftersom nomineringsgrupper används i den demokratiska processen inom Svenska kyrkans arbetsgivarorganisation,  registreras uppgifter om nomineringsgrupp för respektive ledamot och ersättare i fullmäktige och styrelse samt ombud vid de arbetsgivarkonferenser där fullmäktige väljs. Uppgift om politisk tillhörighet räknas som en känslig personuppgift som ska hanteras med särskild omsorg. Samtidigt anses den som har ställt upp till val själv ha offentliggjort sin politiska tillhörighet, varför uppgiften kan behandlas för nödvändiga ändamål.

    Uppgifterna sparas under mandatperioden och raderas därefter.

    Nätverk

    Svenska kyrkans arbetsgivarorganisation håller i olika nätverksgrupper och för att hantera administrationen av dem behandlas följande personuppgifter:

    • namn
    • församling/pastorat/stiftskansli
    • titel
    • adress (e-postadress och/eller postadress)
    • telefonnummer
    • eventuella andra uppgifter av relevans för nätverket.

    Uppgifterna sparas och används för att skicka ut information, för att kalla till nätverksträffar och för att analysera gruppens behov så att nätverksaktiviteterna planeras på bästa sätt för nätverkets medlemmar.

    Behandlingen av personuppgifterna är nödvändig för att fullgöra vårt åtagande att hantera nätverket och möjliggöra individens deltagande (rättslig grund intresseavvägning).

    Uppgifterna sparas så länge nätverksdeltagaren väljer att delta i nätverket. Gallring och uppdatering av nätverksdeltagare sker årligen. Om vi tar betalt för någonting i samband med nätverkets aktiviteter, sparas uppgifterna i fakturasystemet enligt bokföringslagen.

    Medlemsinformation

    En del i Svenska kyrkans arbetsgivarorganisations uppdrag är att hålla medlemmarna informerade om nyheter och förändringar inom arbetsgivarfrågor samt begravnings- och kyrkogårdsverksamhet, liksom att informera om händelser och utbildningar inom arbetsgivarorganisationen. I uppdraget som arbetsgivarorganisation ingår också omfattande skyldigheter att informera och kommunicera i samband med tecknande av kollektivavtal och vid eventuella arbetsrättsliga konflikter.

    För att kunna skicka ut medlemsinformation, hämtar Svenska kyrkans arbetsgivarorganisation vid behov en eller flera av följande personuppgifter ur Svenska kyrkans gemensamma register Kyrksam:

    • namn
    • församling/pastorat/stiftskansli
    • titel
    • adress (e-postadress och/eller postadress)
    • telefonnummer.

    För att kunna administrera utskicket av informationen, lagras uppgifterna tillfälligt på arbetsgivarorganisationens server samt i verktyget för e-postnyhetsbrev.

    Uppgifterna används också för statistik och analys av e-postbrevens effektivitet.

    Behandlingen av personuppgifterna görs för att uppfylla Svenska kyrkans arbetsgivarorganisations åtagande att informera medlemmarna i viktiga frågor. Den rättsliga grunden för behandlingen är det avtal som medlemskapet innebär samt intresseavvägning.

    Uppgifterna sparas till dess att en uppdaterad lista för utskick tas fram, vilket normalt sker ungefär en gång i månaden, eller i maximalt ett år.

    Prenumerationer e-postnyhetsbrev

    Den som prenumererar på något av arbetsgivarorganisationens e-postnyhetsbrev, såsom Observera arbetsgivare eller Observera begravning, lämnar själv uppgifter om e-postadress, namn, organisation och befattning/uppdrag till arbetsgivarorganisationen.

    Uppgifterna sparas i ett prenumerationsregister och används för att skicka ut nyhetsbreven och för statistik och analys av nyhetsbrevens effektivitet.

    Behandlingen av personuppgifterna är nödvändig för att fullgöra det avtal som prenumerationsansökan innebär.

    Uppgifterna sparas så länge nyhetsbrevet är i bruk eller till dess att prenumeranten avsäger sig prenumerationen.

    Prenumeration Ducatus

    Den som prenumererar på arbetsgivarorganisationens magasin Ducatus lämnar själv uppgifter om namn, leveransadress och faktureringsadress till arbetsgivarorganisationen.

    Uppgifterna sparas i ett prenumerationsregister och används för att skicka ut magasinet och för att ta betalt för prenumerationen.

    Behandlingen av personuppgifterna är nödvändig för att fullgöra prenumerationsavtalet, som utgör den rättsliga grunden för behandlingen.

    Uppgifterna sparas i prenumerationsregistret så länge prenumerationen är aktiv och i fakturasystemet enligt bokföringslagen.

    Rådgivning och företrädande i arbetsgivarfrågor

    För att ge rådgivning och företräda Svenska kyrkans arbetsgivare enligt vårt uppdrag som arbetsgivarorganisation, behandlas vid behov följande personuppgifter: 

    • namn- och kontaktinformation hos medlemsföreträdare
    • anställdas namn och personnummer
    • motpartsföreträdares kontaktinformation
    • ev. konsulters kontaktinformation.

    Personuppgifterna lämnas till arbetsgivarorganisationen av den aktuella arbetsgivaren i respektive ärende. Behandlingen av personuppgifterna är nödvändig för att arbetsgivarorganisationen ska kunna ge korrekta råd och biträde till arbetsgivaren. Medlemskapet i Svenska kyrkans arbetsgivarorganisation innebär ett avtal mellan arbetsgivarorganisationen och respektive arbetsgivare, vilket utgör den rättsliga grunden för att behandla de personuppgifter som behövs för att ge korrekt rådgivning och biträde.

    Uppgifterna sparas i tio år för att säkerställa att information finns tillgänglig för eventuell tvist, process eller skadeståndsanspråk .

    Rådgivning i begravningsfrågor

    För att ge rådgivning och företräda Svenska kyrkans församlingar och pastorat i deras uppdrag som huvudman för begravningsverksamheten, behandlas vid behov följande personuppgifter:

    • Namn- och kontaktinformation hos medlemsföreträdare
    • När medlem söker rådgivning kan personuppgifter för de personer som medlemmens fråga/ärende rör överlämnas till arbetsgivarorganisationen. Vilka personuppgifter som överlämnas avgör medlemmen. Personuppgifterna finns i handlingar som i tryckfrihetsförordningens mening inkommit till eller upprättats av medlemmen. 
    • De kategorier av personuppgifter som behandlas är person- och kontaktinformation. Beroende på vad de enskilda angett i handlingar som inkommit till medlemmen kan behandlingen även innefatta personliga förhållanden och särskilda kategorier av personuppgifter. Personuppgifterna lämnas till arbetsgivarorganisationen av den aktuella församlingen/pastoratet i respektive ärende. Behandlingen av personuppgifterna är nödvändig för att arbetsgivarorganisationen ska kunna ge korrekta råd och biträde till församlingen/pastoratet. Medlemskapet i Svenska kyrkans arbetsgivarorganisation innebär ett avtal mellan arbetsgivarorganisationen och respektive arbetsgivare, vilket utgör den rättsliga grunden för att behandla de personuppgifter som behövs för att ge korrekt rådgivning och biträde.

    Uppgifterna sparas i tio år för att säkerställa att information finns tillgänglig för eventuell tvist, process eller skadeståndsanspråk .  

    När du anmäler dig till en utbildning eller ett evenemang

    När du anmäler dig till en aktivitet som vi anordnar måste vi kunna hantera din bokning och betalning. Vi registrerar din bokning i vårt kursadministrativa system, och registrerar i vårt ekonomisystem uppgifter för fakturering. Vi behöver din e-postadress för att du ska kunna få bokningsbekräftelser samt övrig information kring bokningen.

    Insamlingen av dina personuppgifter krävs för att vi ska kunna fullgöra våra åtaganden när du bokar en utbildning eller går på ett evenemang som vi anordnar. Bokningen och acceptansen av våra bokningsregler ger bundenhet utifrån avtal och utgör således den rättsliga grunden för hanteringen av personuppgifter i dessa sammanhang.

    De personuppgifter vi lagrar är:

    • namn
    • kontaktuppgifter (till exempel adress, fakturaadress, e-post och telefonnummer)
    • fakturerings- och betalningsinformation
    • önskemål om kost eller annan information som du själv anger.

    Uppgifterna sparas i utbildningssystemet under 5 år. I ekonomisystemet sparas de enligt bokföringslagen. Om du har angett önskemål om särskild kost eller annan extra information, sparas det inte på annat ställe än i själva bokningen och gallras efter 1 år.

    När du anmäler dig får du också information om hur vi behandlar dina personuppgifter.

    När du deltar i våra utbildningar och evenemang

    I den anmälan du fyller i för utbildningen/evenemanget informerar vi om att vi ibland tar bilder eller filmar på våra evenemang. Om du inte vill vara med på bilder eller filmer kontaktar du oss innan evenemanget och meddelar detta. Du behöver också säga till fotografen på evenemanget att du inte vill medverka på bilder/filmer så att du går att identifiera.

    Insamlingen av dina personuppgifter krävs för att vi ska kunna fullgöra våra åtaganden när du bokar en utbildning eller går på ett evenemang som vi anordnar.  Bokningen och acceptansen av våra bokningsregler ger bundenhet utifrån avtal och utgör således den rättsliga grunden för hanteringen av personuppgifter i dessa sammanhang.

    Om du i efterhand upptäcker att du finns med på bilder/filmer som publicerats på vår hemsida eller sociala medier, har du rätt att få dessa borttagna. Kontakta oss i så fall så ordnar vi det.

    När vi använder dina personuppgifter för att utvärdera vårt arbete

    Vi analyserar och utvärderar löpande vårt arbete i syfte att utveckla och förbättra våra tjänster och arbetssätt. För oss är det viktigt medlemsorganisationerna får vara med och påverka vårt utbud.

    Vi kan till exempel skicka ut en enkät för att samla in våra medlemmars åsikter och önskemål. Vi analyserar också ibland de uppgifter vi redan har för att kunna anpassa vårt utbud av tjänster.

    Baserat på de uppgifter vi samlar in (till exempel befattning, region och bokningshistorik) gör vi en analys som kan resultera i att du sorteras in i en grupp (medlemssegment), men analysen görs aldrig på individnivå. Insikterna från analysen ligger till grund för vilka tjänster som erbjuds.

    De personuppgifter vi behandlar är:

    • befattning
    • organisationstyp
    • postadress
    • korrespondens och feedback avseende våra tjänster
    • bokningshistorik
    • information om hur du fått vetskap om tjänsten.

    Behandlingen är nödvändig för att tillgodose vårt och våra medlemmars berättigade intresse av att utvärdera, utveckla och förbättra våra tjänster och system och baseras i grunden på att den enskilde godkänner och samtycker till att deltaga i enkäten ifråga.

    Vi sparar dina uppgifter i tolv månader från insamling och analys, varefter uppgifterna anonymiseras och ingår i arbetsgivarorganisations statistik över våra tjänster och system.

    Från vilka källor hämtar vi personuppgifter?

    Vi hämtar personuppgifter från Svenska kyrkans gemensamma register Kyrksam, som uppdateras av respektive församling/pastorat/stiftskansli för de egna anställda och förtroendevalda.

    Vi får också personuppgifter från församlingar/pastorat/stiftskansli i samband med ärenden där personuppgifterna är ett nödvändigt underlag för att vi ska ge rätt rådgivning och/eller företräde.

    Vi behandlar också uppgifter som du själv lämnat till oss för exempelvis prenumerationer.

    Vilka kan vi komma att dela dina personuppgifter med?

    I de fall det är nödvändigt delar vi dina personuppgifter med företag som på ett eller annat sätt är underleverantörer till oss. Dessa underleverantörer kallas för personuppgiftsbiträden. Ett personuppgiftsbiträde är ett företag som behandlar information för vår räkning och enligt våra instruktioner. Vi har personuppgiftsbiträden som hjälper oss med:

    • IT-tjänster (företag som hanterar nödvändig drift, teknisk support och underhåll av våra IT-lösningar)
    • betallösningar (kortinlösande företag, banker och andra betaltjänstleverantörer)
    • utbildningar och evenemang
    • domstolar
    • motparter.

    När dina personuppgifter delas med personuppgiftsbiträden sker det endast för de ändamål vi har angivit. Vi kontrollerar alla personuppgiftsbiträden för att säkerställa att de kan lämna tillräckliga garantier för säkerhet och sekretess för personuppgifter. Vi har skriftliga avtal med alla personuppgiftsbiträden där de garanterar säkerheten för de personuppgifter som behandlas och åtar sig att följa våra säkerhetskrav samt begränsningar och krav som gäller internationell överföring av personuppgifter.

    Vi förmedlar aldrig dina personuppgifter till någon annan tredje part.

    Var behandlar vi dina personuppgifter?

    Vi strävar alltid efter att dina personuppgifter ska behandlas inom Sverige. Går inte det, väljer vi liknande lösningar inom EU.

    Om du vill veta mer om de skyddsåtgärder som har vidtagits eller information om var dessa har gjorts tillgängliga är du välkommen att kontakta oss.

    Hur länge sparar vi dina personuppgifter?

    Vi sparar aldrig dina personuppgifter längre än vad som är nödvändigt. Se mer om de specifika lagringsperioderna under respektive rubrik ovan.

    Vilka rättigheter har du som registrerad?

    All information om dina rättigheter finns på Datainspektionens hemsida: www.datainspektionen.se

    Du har rätt att få tillgång till dina uppgifter. Om du veta mer om vilka personuppgifter vi behandlar om just dig får du gärna kontakta oss för att få tillgång till dina uppgifter. Om du begär att få tillgång till dina personuppgifter kan vi komma att fråga om ytterligare uppgifter för att säkerställa en effektiv hantering av din begäran och att informationen lämnas till rätt person.

    Du kan begära rättelse av dina personuppgifter, du kan begära att få dem raderade, du kan begära att vår behandling av dina personuppgifter begränsas och du har rätt att göra invändningar mot viss typ av behandling. I vissa fall kan vi vara tvungna att neka till din begäran, exempelvis om vi är skyldiga enligt lag att behandla dina personuppgifter.

    Observera att när vi behandlar personuppgifter om dig som är anställd eller förtroendevald i Svenska kyrkan har du inte alltid samma möjligheter att tacka nej till personuppgiftsbehandlingen som du som privatperson har i relation till ett företag. Som privatperson har du alltid rätt att tacka nej till direktmarknadsföring, men som företrädare för arbetsgivaren kan det ingå i ditt uppdrag att ta del av information från arbetsgivarorganisationen, på samma sätt som det ingår i vårt uppdrag att skicka den till dig.

    Vad innebär det att Datainspektionen är tillsynsmyndighet?

    Datainspektionen är ansvarig för att övervaka tillämpningen av lagstiftningen. Den som anser att ett företag hanterar personuppgifter på ett felaktigt sätt kan lämna in ett klagomål till Datainspektionen. Om en personuppgiftsincident uppkommer är vi skyldiga att anmäla det till Datainspektionen. En incident är en händelse som leder till oavsiktlig eller olaglig förstöring, förlust eller ändring av dina personuppgifter. Det kan också vara fråga om en personuppgiftsincident ifall händelsen leder till obehörigt röjande av eller obehörig åtkomst till de behandlade personuppgifterna. Incidenten ska anmälas till Datainspektionen inom 72 timmar från det den upptäcktes.

    Kontaktuppgifter

    Om du har frågor om Svenska kyrkans arbetsgivarorganisations personuppgiftshantering, är du välkommen att kontakta oss på dataskydd.arbetsgivare@svenskakyrkan.se.

    Du kan också ringa oss på 08-737 70 00 eller skicka post till:

    Svenska kyrkans arbetsgivarorganisation
    Box 4312
    102 67 Stockholm   

    Snabblänkar

    Skapad: 2020-01-30 16:22:00

     

     

     

     

     

    Redaktör och innehållsansvarig
    Redaktionen Arbetsgivarorganisationen, Arbetsgivarorganisationen
    Uppdaterad
    2020-06-16
    X
    Dokumentid: 1396659- Webid: 39109 - Unitid: 2147483406