Skriftliga och muntliga avtal gäller
Tänk på att både skriftliga och muntliga avtal gäller. Muntliga överenskommelser om tid, plats och arvode ska annulleras eller omförhandlas på samma sätt som ett skriftligt avtal. Du kan inte ställa in vare sig ett skriftligt eller muntligt avtalat evenemang utan konsekvenser, om ni inte gemensamt enats om det.
På nationell nivå finns i nuläget inga framtagna avtalsmallar för kulturevenemang.
Force majeure
Många försöker åberopa force majeure för att ställa in kulturevenemang under coronapandemin. Det kan dock inte generellt ses som ett giltigt skäl för att annullera ett skrivet avtal. Varje enskild situation är unik.
För att avgöra om force majeure är tillämpligt måste du titta på varje avtals specifika force majeure-klausul. Många av klausulerna räknar upp situationer som anses utgöra force majeure. I det fall pandemi, epidemi eller liknande inte finns uppräknat är det inte troligt att du kan åberopa det som skäl att inte fullfölja avtalet. För att du ska kunna åberopa klausulen måste det finnas ett hinder som inte går att övervinna på något sätt. Det kan möjligtvis bli aktuellt om myndigheterna fattar beslut om utökade restriktioner så att antalet tillåtna personer vid allmän sammankomst minskar ännu mer.
Omförhandla avtal
Tillsammans med kulturutövaren kan du omförhandla avtalet så att det blir så bra som möjligt för alla parter. Ni kan till exempel välja att genomföra evenemanget på ett annat sätt än ni först tänkt, eller så kommer ni överens om att dela på den börda som effekterna av inställda konserter och evenemang innebär.
Exempel på saker i avtalet ni kan omförhandla:
- Tidpunkten för evenemanget
Ni kan komma överens om att genomföra evenemanget vid ett senare tillfälle.
- Formerna för evenemanget
Många evenemang kan genomföras digitalt istället. Ett författarsamtal kanske kan ersättas med en artikel i församlingsbladet. En anlitad musiker kan erbjudas att göra något helt annat som till exempel att leda musikworkshop med församlingen vid ett senare tillfälle. Du kan ha en vernissage utan publik, som du visar i strömmad form. Kom ihåg att konstverken ska visas i bakgrunden eller panorerat av upphovsrättsliga skäl. I en kyrkobyggnad öppen för andakt kan du genomföra utställningen, men med inskränkningar när det gäller vernissagen.
- Kontraktssumman eller villkoren för utbetalningen
Särskilt viktigt att se över när det gäller de evenemang som finansieras genom biljettintäkter. Om ni flyttar fram evenemanget kan en del av arvodet betalas ut i förskott som stöd till anlitade kulturutövare. Om ett evenemang helt måste ställas in så kan ni betala ut en överenskommen procentsats av arvodet istället för hela beloppet.
Ett omförhandlat avtal måste godkännas av båda parter, i annat fall gäller ingånget avtal. Om ni inte lyckas komma överens ska tvisten lösas på det sätt som angivits i avtalet. Om ni behöver hjälp och stöd med detta kan ni kontakta stiftsjuristen.
Att sända i digitala kanaler
Tänk på följande om du vill sända ett evenemang via webb, Facebook, Youtube eller någon annan digital kanal:
- STIM-licens för sändning på webben betalar Svenska kyrkan på nationell nivå. För att kunna sända måste du först anmäla din webbplats. Det gör du genom att mejla redaktionen@svenskakyrkan.se.
- För sändning på Facebook och Youtube finns en överenskommelse som gör att musik spelad live på plats i kyrkan kan sändas utan särskilda licenser/avtal.
- Livesändningar på webben kräver att ni har en registrerad ansvarig utgivare registrerad hos myndigheten för press, radio och tv.
Mer information om digitala sändningar: