Din sökning gav 0 träffar

    Ett fel uppstod.
    Dölj bild

    Juridik och kyrkorätt

    Kyrkokansliets rutiner vid frågor om personuppgifter

    Kyrkokansliet har tagit fram några tänkbara scenarier när det gäller frågor från allmänheten och skapat en rutin för varje scenario.

    Scenario 1 Utlämning av uppgifter    

    1 En person kontaktar krkokansliet via mail, telefon eller via personligt besök i receptionen.

    2.   Förfrågan om utlämning av personuppgifter tas emot av Kyrkokansliets Dataskyddsombud, Kanslistöd, Givarservice eller receptionen. För att Kyrkokansliet ska kunna lämna ut efterfrågade uppgifter krävs namn och personnummer alt personid (personuppgift som finns i kbok dvs ej legitimation) på personen som gör förfrågan

    . 3.   Förfrågan om utlämnande av uppgifter lämnas snarast över till Kyrkokansliets Dataskyddsombud via mailadressen kyrkokansliet.dataskyddsombud@svenskakyrkan.se

    4.   Om förfrågan kommer in till annat ställe än ovan nämnda ska denna skickas vidare till funktionsbrevlådan kyrkokansliet.dataskyddsombud@svenskakyrkan.se

    5.   Dataskyddsombuden vid Rättsavdelningen samordnar arbetet fram till dess ärendet stängs. I hanteringen ingår återkoppling till den person som efterfrågat uppgifter.

    6.   Begäran om sammanställning av personuppgifter skickas från dataskyddsombuden vid Rättsavdelningen till Givarservice, Kanslistöd, FL-IT i förvaltningsobjektet Kyrklig administration, Diariet, FL-IT för AD och Outlook, FL-IT för Ikon och ansvarig person för valsystemen.
    I steg 1 kontrolleras om personuppgifter finns i Kbok, Kyrksam, i de system Givarservice ansvarar för, diariet, Outlook och valsystemen.
    I steg 2 kontrolleras övriga system som förvaltas av Kyrkokansliet om det finns uppgifter om personen i Kyrksam.

    7.   Lagrade personuppgifter sammanställs av Givarservice, Kanslistöd, FL-IT i förvaltningsobjektet Kyrklig administration, Diariet, FL-IT för AD och Outlook, FL-IT för Ikon och ansvarig person för valsystemen. Uppgifterna sammanställs och läggs över på ett USB-minne. Dataskyddsombuden vid Rättsavdelningen meddelas om att det går att hämta sammanställningarna för utskick till personen som efterfrågat dem.

    8.   Utlämningen av uppgifter görs genom att papper med efterfrågade uppgifter skickas till folkbokföringsadressen.

    9.   Vid förfrågan ska information ges inom 48 timmar till personen som efterfrågar uppgifter, att ärendet tagits emot och att handläggningen påbörjats. Utlämning av uppgifter måste göras skyndsamt. Maximal tid för utlämnande av uppgifter är en månad från det att frågan tagits emot vid Kyrkokansliet. Om handläggningen inte kan slutföras inom en månad ska skälen till det meddelas personen som efterfrågat uppgifterna och utlämningen måste göras inom maximalt totalt tre kalendermånader från att frågan har tagits emot. Arbete med utlämning av personuppgifter utförs under ordinarie arbetstid.  

     

    Scenario 2 Begäran om rättelse   

    1 En person kontaktar Kyrkokansliet via mail, telefon eller via personligt besök i receptionen.

    2.   Begäran om rättelse av personuppgifter tas emot av Kyrkokansliets Dataskyddsombud, Kanslistöd, Givarservice eller receptionen. För att kyrkokansliet ska kunna rätta uppgifter krävs namn och personnummer alt personid (personuppgift som finns i Kbok dvs ej legitimation) på personen som gör begäran samt information om felaktiga uppgifter.

    3.   Begäran om rättelse av uppgifter lämnas snarast över till Kyrkokansliets Dataskyddsombud via mailadressen kyrkokansliet.dataskyddsombud@svenskakyrkan.se

    4.   Om begäran kommer in till annat ställe än ovan nämnda ska denna skickas vidare till funktionsbrevlådan kyrkokansliet.dataskyddsombud@svenskakyrkan.se

    5.   Dataskyddsombuden Eric Nilsson och Philip Carlqvist vid Rättsavdelningen samordnar arbetet fram till dess ärendet stängs. I hanteringen ingår återkoppling till den person som begärt rättelse av uppgifter.

    6.   Begäran om rättelse av personuppgifter skickas till jurister och arkivarier för godkännande.

    7.   Begäran om rättelse av personuppgifter skickas från Dataskyddsombuden vid Rättsavdelningen till Givarservice, Kanslistöd, FL-IT i förvaltningsobjektet Kyrklig administration, Diariet, FL-IT för AD och Outlook, FL-IT för Ikon och ansvarig person för valsystemen.

    I steg 1 kontrolleras om personuppgifter finns i Kbok, Kyrksam, i de system Givarservice ansvarar för, diariet, Outlook och valsystemen.

    I steg 2 kontrolleras övriga system som förvaltas av Kyrkokansliet om det finns uppgifter om personen i Kyrksam. 8.   Lagrade personuppgifter rättas av Givarservice, Kanslistöd, FL-IT i förvaltningsobjektet Kyrklig administration, Diariet, FL-IT för AD och Outlook, FL-IT för Ikon och ansvarig person för valsystemen. Dataskyddsombuden vid Rättsavdelningen meddelas om att uppgifterna rättats. Återkoppling till person som begärt rättning görs av Dataskyddsombuden vid Rättsavdelningen.

    9.   Vid förfrågan ska information ges inom 48 timmar till personen som begär rättning av uppgifter, att ärendet tagits emot och att handläggningen påbörjats. Rättelse av uppgifter måste göras skyndsamt. Maximal tid för utlämnande av uppgifter är en månad från det att frågan tagits emot vid Kyrkokansliet.

    Om handläggningen inte kan slutföras inom en månad ska skälen till det meddelas personen som efterfrågat uppgifterna och utlämningen måste göras inom maximalt totalt tre kalendermånader från att frågan har tagits emot. Arbete med utlämning av personuppgifter utförs under ordinarie arbetstid.  

     

    Scenario 3 Radering av uppgifter

    1.   En person kontaktar Kyrkokansliet via mail, telefon eller via personligt besök i receptionen.

    2.   Begäran om radering av personuppgifter tas emot av kyrkokansliets Dataskyddsombud, Kanslistöd, Givarservice eller receptionen. För att Kyrkokansliet ska kunna rätta uppgifter krävs namn och personnummer alt personid (personuppgift som finns i Kbok dvs ej legitimation) på personen som gör begäran.

    3.   Begäran om radering av uppgifter lämnas snarast över till Kyrkokansliets Dataskyddsombud via mailadressen kyrkokansliet.dataskyddsombud@svenskakyrkan.se

    4.   Om begäran kommer in till annat ställe än ovan nämnda ska denna skickas vidare till funktionsbrevlådan kyrkokansliet.dataskyddsombud@svenskakyrkan.se

    5.   Dataskyddsombuden vid Rättsavdelningen samordnar arbetet fram till dess ärendet stängs. I hanteringen ingår återkoppling till den person som efterfrågat radering av uppgifter.

    6.   Begäran om radering av personuppgifter skickas till jurister och arkivarier för godkännande.

    7.   Begäran om radering av personuppgifter skickas från Dataskyddsombuden vid Rättsavdelningen till Givarservice, Kanslistöd, FL-IT i förvaltningsobjektet Kyrklig administration, Diariet, FL-IT för AD och Outlook, FL-IT för Ikon och ansvarig person för valsystemen.

    I steg 1 kontrolleras om personuppgifter finns i Kbok, Kyrksam, i de system Givarservice ansvarar för, diariet, Outlook och valsystemen.

    I steg 2 kontrolleras övriga system som förvaltas av Kyrkokansliet om det finns uppgifter om personen i Kyrksam. 8.   Lagrade personuppgifter raderas av Givarservice, Kanslistöd, FL-IT i förvaltningsobjektet Kyrklig administration, Diariet, FL-IT för AD och Outlook, FL-IT för Ikon och ansvarig person för valsystemen. Dataskyddsombuden vid Rättsavdelningen meddelas om att uppgifterna raderats. Återkoppling till person som begärt radering görs av Dataskyddsombuden vid Rättsavdelningen.

    9.   Vid förfrågan ska information ges inom 48 timmar till personen som begär radering av uppgifter, att ärendet tagits emot och att handläggningen påbörjats. Radering av uppgifter måste göras skyndsamt. Maximal tid för utlämnande av uppgifter är en månad från det att frågan tagits emot vid Kyrkokansliet.

    Om handläggningen inte kan slutföras inom en månad ska skälen till det meddelas personen som efterfrågat uppgifterna och utlämningen måste göras inom maximalt totalt tre kalendermånader från att frågan har tagits emot. Arbete med utlämning av personuppgifter utförs under ordinarie arbetstid.    

    Scenario 4 portering av uppgifter till annan organisation

    1.   En person kontaktar Kyrkokansliet via mail, telefon eller via personligt besök i receptionen.

    2.   Begäran om portering av personuppgifter tas emot av Kyrkokansliets Dataskyddsombud, Kanslistöd, Givarservice eller receptionen. För att Kyrkokansliet ska kunna portera rätt uppgifter krävs namn och personnummer alt personid (personuppgift som finns i Kbok dvs ej legitimation) på personen som gör begäran. För att Kyrkokansliet ska kunna portera efterfrågade uppgifter krävs namn och personnummer alt personid på personen som gör förfrågan samt namn på personuppgiftsansvarig och adress dit uppgifterna ska skickas.

    3.   Begäran om portering av uppgifter till annan organisation lämnas snarast över till Kyrkokansliets Dataskyddsombud via mailadressen kyrkokansliet.dataskyddsombud@svenskakyrkan.se

    4.   Om begäran kommer in till annat ställe än ovan nämnda ska denna skickas vidare till funktionsbrevlådan kyrkokansliet.dataskyddsombud@svenskakyrkan.se

    5.   Dataskyddsombuden vid Rättsavdelningen samordnar arbetet fram till dess ärendet stängs. I hanteringen ingår återkoppling till den person som efterfrågat portering av uppgifter.

    6.   Begäran om portering av personuppgifter skickas från dataskyddsombuden vid Rättsavdelningen till Givarservice, Kanslistöd, FL-IT i förvaltningsobjektet Kyrklig administration, Diariet, FL-IT för AD och Outlook, FL-IT för Ikon och ansvarig person för valsystemen.

    I steg 1 kontrolleras om personuppgifter finns i Kbok, Kyrksam, i de system Givarservice ansvarar för, diariet, Outlook och valsystemen.

    I steg 2 kontrolleras övriga system som förvaltas av Kyrkokansliet om det finns uppgifter om personen i Kyrksam. 

     Lagrade personuppgifter sammanställs av Givarservice, Kanslistöd, FL-IT i förvaltningsobjektet Kyrklig administration, Diariet, FL-IT för AD och Outlook, FL-IT för Ikon och ansvarig person för valsystemen. Sammanställda uppgifter läggs över på ett USB-minne. Dataskyddsombuden vid Rättsavdelningen meddelas om att det går att hämta sammanställningarna för utskick till Dataskyddsombuden vid Rättsavdelningen meddelas om att det går att hämta sammanställningarna för utskick till namngivna personer.

    8: Portering av uppgifter görs genom att USB-minne med efterfrågade uppgifter skickas till den angivna personuppgiftsansvarig på angiven adress. Om personen som begärt portering också vill ha uppgifterna ska ett USB-minne skickas till folkbokföringsadressen.

    9.   Vid förfrågan ska information ges inom 48 timmar till personen som begär portering av uppgifter, att ärendet tagits emot och att handläggningen påbörjats. Portering av uppgifter måste göras skyndsamt.

    Maximal tid för portering av uppgifter är en månad från det att frågan tagits emot vid Kyrkokansliet. Om handläggningen inte kan slutföras inom en månad ska skälen till det meddelas personen som efterfrågat uppgifterna och utlämningen måste göras inom maximalt totalt tre kalendermånader från att frågan har tagits emot. Arbete med utlämning av personuppgifter utförs under ordinarie arbetstid.

    Redaktör och innehållsansvarig
    Margareta Furberg, Kommunikationsavdelningen
    Ansvarig för intranätet Juridik och kyrkorätt
    Migelle Wikström, Juridik och kyrkorätt
    Uppdaterad
    2018-05-24
    X
    Dokumentid: 1396545- Webid: 25295 - Unitid: 2147483474