Din sökning gav 0 träffar

    Ett fel uppstod.
    Dölj bild

    Juridik och kyrkorätt

    Arbetsordning för stiftsstyrelser

    Här hittar du ett förslag till mall i arbetet med att ta fram en arbetsordning för stiftsstyrelser. Mallen är framtagen av kyrkokansliet och finns att ladda ner i word-format.

    Arbetsordning för stiftsstyrelsen i xx stift - mall

    1. Inledning

    Denna arbetsordning gäller för stiftsstyrelsens arbete och preciserar ansvar och uppgifter utifrån och i tillägg till vad som stadgas i kyrkoordningen och övriga Svenska kyrkans bestämmelser.[1]

    Enligt 7 kap. 8 § 4 stycket kyrkoordningen ska stiftsstyrelsen fastställa en arbetsordning för sitt arbete. 

    Kommentar: I inledningen kan lämpligen också anges vilka funktioner som ska tillställas arbetsordningen. Arbetsordningen bör åtminstone tillställas stiftsstyrelsens ledamöter, inklusive biskopen och domprosten, ersättare, stiftsdirektor/kanslichef samt revisorerna. Arbetsordningen kan givetvis också tillställas andra funktioner som stiftsstyrelsen anser vara berörda.     

    2. Stiftsstyrelsens uppdrag

    2.1. Enligt kyrkoordningen

    Stiftsstyrelsens uppdrag framgår av 7 kap. kyrkoordningen.

    Enligt 7 kap. 7 § 1 stycket kyrkoordningen ska stiftsstyrelsen främja församlingslivet i stiftet och verka för dess utveckling. 

    Enligt 7 kap. 8 § 1 stycket kyrkoordningen ska stiftsstyrelsen leda och samordna stiftets förvaltning och ha tillsyn över nämndernas verksamhet.

    Stiftsstyrelsens uppdrag i övrigt gällande ledning och tillsyn, ekonomisk förvaltning, beredskapsförberedelser och handläggning av ärenden finns i 7 kap. 7-11 §§ kyrkoordningen.

    Kommentar: Det får närmast anses vara en smaksak hur omfattande redogörelse man vill ha över stiftsstyrelsens kyrkoordningsreglerade uppgifter. I förslaget till skrivning ovan har endast ett par portalbestämmelser återgivits och i övrigt hänvisats direkt till angivna kyrkoordningsbestämmelser.

    Det bör poängteras att stiftsstyrelsen givetvis har en del i stiftets kyrkoordningsreglerade ansvar i stort, t.ex. det tillsynsansvar över verksamheten i stiftets pastorat och församlingar som följer av 57 kap. 1 § kyrkoordningen. Det finns även bestämmelser utöver de i sjunde kapitlet reglerade, som direkt pekar ut stiftsstyrelsen som ansvarigt organ för vissa uppgifter, t.ex. bestämmelsen i 38 kap. 2 § kyrkoordningen om att stiftsstyrelsen har det övergripande ansvaret för alla direkta val inom stiftet.

    2.2.   Enligt reglemente/instruktion utfärdat av stiftsfullmäktige

    Kommentar: Stiftsfullmäktige kan ha beslutat om bestämmelser som stiftsstyrelsen har att följa. Bestämmelserna kan ha beslutats i ett ”reglemente” men det kan även tänkas att benämningen ”instruktion” förekommer. Om stiftsfullmäktige beslutat om ett reglemente/instruktion för stiftsstyrelsen bör det redovisas här och/eller hänvisas till som bilaga. Om det i reglementet/instruktionen förekommer bestämmelser om stiftsstyrelsens arbetsformer bör det i denna arbetsordning ske en hänvisning till reglementet/instruktionen under aktuell rubrik i det följande.

    2.3.   Enligt delegation från stiftsfullmäktige

    Kommentar: Delegation från stiftsfullmäktige kan finnas i ett utfärdat reglemente/instruktion eller ha givits i annan ordning. Under denna punkt bör sådana uppgifter som anförtrotts stiftsstyrelsen redovisas, liksom på vilket sätt denna delegation skett. Huruvida man vill använda något av exemplen A-C nedan eller hänvisa till reglemente/instruktion/delegationsordning etc. som bilaga, är en smaksak.  

    Exempel:

    A) Genom reglemente/instruktion för stiftsstyrelsen i xx stift – antaget av stiftsfullmäktige den xxx – får stiftsstyrelsen besluta i följande ärenden:  

    B) Enligt xx stifts delegationsordning, antagen av stiftsfullmäktige den xx – får     stiftsstyrelsen besluta i följande ärenden:

    C) I enlighet med särskild delegation från stiftsfullmäktige i xx stift - utfärdad av stiftsfullmäktige den xxx - får stiftsstyrelsen besluta i följande ärenden:

    3.  Organisation

    Kommentar: (Ang. punkt 3.1-3.2.) Stiftsstyrelsens sammansättning är kyrkoordningsreglerad genom de bestämmelser som framgår nedan. Det får närmast anses vara en smaksak i vilken utsträckning bestämmelsernas innehåll ska återges. Nedan följer ett förslag till skrivning.  

    3.1. Stiftsstyrelsens sammansättning

    Bestämmelser om ledamöter, ersättare och ordförandeskap finns i 7 kap. 12-14 §§ kyrkoordningen. Av dessa bestämmelser framgår bl.a. att stiftsfullmäktige väljer stiftsstyrelsens ledamöter, förutom biskopen, och ersättare, förutom domprosten.

    3.2. Ordföranden

    Biskopen är ordförande i stiftsstyrelsen. Bland de valda ledamöterna utser stiftsfullmäktige en eller två vice ordförande, vilket följer av 7 kap. 14 § kyrkoordningen.  

    Om varken ordföranden eller någon vice ordförande kan närvara vid ett sammanträde med stiftsstyrelsen utser styrelsen, i enlighet med 7 kap. 15 § kyrkoordningen en annan vald ledamot att vara ordförande för det tillfället.

    3.2.1.  Ordförandens uppgifter

    Stiftsstyrelsens ordförande har ett särskilt ansvar för att organisera och leda stiftsstyrelsens arbete så att det bedrivs effektivt.

    Kommentar: Här kan de uppgifter som ordföranden särskilt ansvarar för specificeras. Det praktiska genomförandet av uppgifterna kan i och för sig givetvis delegeras av ordföranden till någon annan. Exempelvis kan man ålägga ordföranden att särskilt

    a) Bevaka att stiftsstyrelsen fullgör de uppgifter som enligt lag, annan författning, kyrkoordning, ev. reglemente/instruktion samt arbetsordning ankommer på stiftsstyrelsen.

    b) Se till att stiftsstyrelsen fortlöpande uppdaterar och fördjupar sina kunskaper inom de områden som stiftsstyrelsen har att bevaka.

    c) Tillsammans med stiftsdirektor/kanslichef, controller och sekreterare (eller jämförbara befattningar) se till att stiftsstyrelsen i god tid före varje sammanträde erhåller den information och de beslutsunderlag stiftsstyrelsen behöver för beredning av och beslut i ärenden.

    d) Fastställa förslag till dagordning för stiftsstyrelsens sammanträden

    e) Kontrollera att stiftsstyrelsens beslut verkställs

    f) Tillsammans med stiftsdirektorn fastställa firmateckning-/attestinstruktion

    g) Se till att stiftsstyrelsens arbete, inklusive arbetsordning, årligen utvärderas. 

    3.3. Ersättarnas tjänstgöring

    I fråga om ersättarnas tjänstgöring i stiftsstyrelsen tillämpas bestämmelserna i 3 kap. 14-16 §§ kyrkoordningen om ersättarnas tjänstgöring i kyrkofullmäktige. Ersättarna får närvara vid styrelsens sammanträden, vilket framgår av 4 kap. 14 § och 7 kap. 15 § kyrkoordningen.

    Kommentar: Det kan vara av värde att ange något om hur den praktiska hanteringen ska ske, t.ex. genom följande skrivning. Vald ledamot som är förhindrad att närvara vid sammanträde eller del där av ska utan dröjsmål underrätta stiftskansliet som då låter inkalla den ersättare till tjänstgöring vid sammanträdet som enligt stiftsfullmäktiges beslut står närmast i tur och som inte redan inkallats. Vid ordförandens förhinder kallas domprosten till tjänstgöring, dock inte som ordförande.

    3.4. Inrättade organ

    Stiftsstyrelsen får utse ett eller flera organ under sig. Stiftsstyrelsen beslutar om ett sådant organs arbetsuppgifter, eventuell beslutanderätt genom delegation från stiftsstyrelsen samt arbetsformer i övrigt. Stiftsstyrelsen väljer för den tid styrelsen bestämmer en ordförande bland organets ledamöter.

    Kommentar: Det vanligaste exemplen på inrättade organ torde vara arbetsutskott och egendomsutskott, men det kan också förekomma andra utskott, kommittéer m.m.. Inrättade organ kan antingen beskrivas direkt i stiftsstyrelsens arbetsordning eller regleras i ett separat dokument, till vilket då lämpligen hänvisas till som bilaga till arbetsordningen. Arbetsuppgifter, delegation och arbetsformer för det inrättade organet kan likaså antingen beskrivas direkt i stiftsstyrelsens arbetsordning, eller i ett separat dokument (reglemente/instruktion för xxutskott). Huvudsaken är att stiftsstyrelsen på ett tydligt sätt reglerat de närmare formerna för organets arbete. Om delegation har givits, bör det sätt på vilket stiftsstyrelsen önskar återrapportering om utnyttjad delegation framgå.    

    3.4.1. Närvarorätt

    Biskopen, eller vid dennes förhinder – domprosten, har rätt att närvara vid ett inrättat organs sammanträde. Han eller hon har där vid rätt att få sin mening antecknad i protokollet (särskild mening). Detta följer av 7 kap. 15 § kyrkoordningen.

    4.      Stiftsstyrelsens sammanträden

    4.1.   Tidpunkter för sammanträden

    I fråga om när sammanträdena ska hållas tillämpas bestämmelserna i 4 kap. 13 § kyrkoordningen. Av bestämmelserna framgår följande. Stiftsstyrelsen beslutar om tid och plats för sina sammanträden. Sammanträden ska även hållas, när minst en tredjedel av ledamöterna begär det eller när ordföranden anser att det behövs. Den nyvalda stiftsstyrelsen får sammanträda under valåret för att välja personer till de uppdrag inom stiftet som avser tiden efter valåret.

    Kommentar: Lämpligen sker en årsvis planering över antal sammanträden och dess preliminära innehåll. Arbetsordningen bör t.ex. ses över åtminstone en gång per år och det kan vara lämpligt att fastslå när så ska ske, t.ex. vid det första sammanträdet varje nytt kalenderår. 

    4.2. Kallelse

    Ordföranden ansvarar för att kallelse utfärdas till sammanträdena. Kallelsen ska vara skriftlig och innehålla uppgift om tid och plats för sammanträdet. Av kallelsen bör framgå vilka ärenden som ska behandlas. Ordföranden bestämmer vilka handlingar som ska bifogas kallelsen. Kallelsen ska lämnas till ledamöter och ersättare på lämpligt sätt minst sju dagar före sammanträdesdagen.

    Om ett ärende är brådskande får kallelse ske inom kortare tid och på annat sätt.

    Om varken ordföranden eller någon av de vice ordförandena kan kalla till sammanträdet ska ålderspresidenten göra detta.  

    Kommentar: Formerna för hur kallelse till sammanträden ska ske är inte reglerat i kyrkoordningen. Ovan föreslagna skrivning motsvarar i princip vad som gäller på det kommunala området och vad som torde vara praxis i föreningslivet.  

    4.3. Beslutförhet

    Gällande beslutförhet tillämpas bestämmelsen i 4 kap. 15 § kyrkoordningen, av vilken följer att stiftsstyrelsen bara får handlägga ärenden om mer än hälften av ledamöterna är närvarande.

    4.4. Jäv

    Gällande jäv tillämpas bestämmelserna i 4 kap. 16-17 §§ kyrkoordningen. Av dessa följer att en ledamot inte får delta i handläggningen av ett ärende som rör ledamoten eller ledamotens make, sambo, förälder, barn, syskon, någon annan närstående eller något ledamoten närstående intresse. Detsamma gäller om det i övrigt finns någon särskild omständighet som är ägnad att rubba förtroendet till ledamotens opartiskhet i ärendet. Bestämmelserna om jäv gäller även anställda eller andra personer som på stiftsstyrelsens uppdrag handlägger ett ärende.

    I fråga om de formella rutinerna kring jävsfrågor tillämpas bestämmelserna i 3 kap. 19 § kyrkoordningen.

    5.  Ärendenas handläggning

    5.1. Föredragning m.m.

    Kommentar: Här bör regleras vem som föredrar de ärenden som stiftsstyrelsen har att behandla. Här kan också regleras vem som har rätt att begära in förklaringar, upplysningar eller yttranden i ärenden.

    5.2. Ärendenas avgörande och protokoll

    I fråga om hur stiftsstyrelsen fattar beslut (om ordförandens förslag och om beslut, om omröstning, om ordförandens utslagsröst och lottning och om reservation) tillämpas bestämmelserna i 3 kap. 31-35 §§ kyrkoordningen.

    Gällande protokollet (om ordförandens ansvar, om innehåll, om justering och om tillkännagivande av protokolljustering) tillämpas bestämmelserna i 3 kap. 36-40 §§ kyrkoordningen.

    Vid tillsättning av en befattning tillämpas bestämmelserna i 3 kap. 32 § kyrkoordningen om sluten omröstning och i 3 kap. 34 § kyrkoordningen om lottning.

    Kommentar: I vilken omfattning man vill skriva ut den närmare innebörden i ovan angivna bestämmelser är en smaksak. Av redogörelsen ovan framgår emellertid att formerna för ärendenas avgörande och protokollet i stor utsträckning är kyrkoordningsreglerade.

    5.3. Anmälan av utnyttjad delegation

    Kommentar: Om stiftsstyrelsen fått beslutanderätt på delegation från stiftsfullmäktige, bör det sätt på vilket fullmäktige önskar återrapportering av utnyttjad delegation framgå.

    6. Styrande dokument

    De styrande dokument som stiftsstyrelsen har låtit upprätta för stiftsorganisationens verksamhet eller som i övrigt gäller för stiftsstyrelsen är följande:

    a)      Vision och värdegrund

    b)      Strategidokument

    c)      Riktlinjer för barnkonsekvensanalys

    d)      Alkoholpolicy

    e)      Arbetsmiljöpolicy osv.

    f)       Reglemente/instruktion för xx utskott

    g)      ….

    Kommentar: Redogörelsen ovan utgör givetvis bara exempel på vad som kan förekomma. Det är viktigt att samtliga dokument redovisas. 


    [1] Angivna kyrkoordningsbestämmelser avser kyrkoordningens lydelse fr.o.m. den 1 januari 2014.

     

    Redaktör och innehållsansvarig
    Migelle Wikström, Juridik och kyrkorätt
    Ansvarig för intranätet Juridik och kyrkorätt
    Migelle Wikström, Juridik och kyrkorätt
    Uppdaterad
    2014-10-28
    X
    Dokumentid: 801224- Webid: 25295 - Unitid: 2147483474